سیستم های اطلاعاتی حسابداری رایانه ای و فناوری اطلاعات  

به موازات افزایش پیچیدگی سیستم اطلاعاتی حسابداری و وابستگی جامعه بر این سیستم، شرکت‌ها نیز با مخاطرات فزاینده‌ای در مورد سیستم‌های اطلاعاتی خود روبرو می‌شوند.

از این رو اجرای کنترل‌های کافی و ایمنی‌های مناسب بر روی منابع اطلاعاتی هر بنگاه تجاری باید در اولویت مدیریت ارشد آن بنگاه تجاری باشد که بدین منظور انواع کنترل‌های داخلی مورد استفاده شرکت‌ها به منظور حصول اطمینان از صحت و درستی سیستم اطلاعاتی حسابداری مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

فناوری اطلاعاتی، فرصت‌های ویژه‌ای را برای حل مسائل تجاری راهبردی و فنی ارائه می‌کند. اما دروازه فناوری اطلاعات همیشه به روی تهدیدات سیستم اطلاعات حسابداری باز است و بالطبع در معرض خطراتی قرار می‌گیرد که برای سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری پذیرفتنی است. ارزیابی خطر مذکور از دو جهت اهمیت دارد:

1-از دیدگاه مدیریت: این ارزیابی از خطر برای تصمیم‌گیری مناسب در مورد ایجاد رویه‌ها و سیستم‌های کنترل داخلی جدیدی ضروری است که برای حفاظت یکپارچه و مطمئن از سیستم‌های اطلاعاتی مستقر می‌شود.

2-از دیدگاه حسابرسان: ارزیابی خطرات مربوطه به تهدیدات سیستم کنترل داخلی سازمان معمولاً جزیی ضروری از کار حسابرسان بوده است.

همه سیستم های اطلاعاتی حسابداری رایانه ای نیستند ، و یا حتی نیازی به رایانه ای شدن ندارند .

اما بیشتر سیستم هایی که در کسب و کار امروزی مورد استفاده قرار می گیرند ، آنهایی هستند که خودکار هستند و بنابراین اصطلاح رویه های پردازش را می توان با واژه پردازش رایانه ای برای اکثر سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدرن جایگزین کرد .

یکی از مشکلات پردازش رایانه ای داده ها این است که رایانه ها به طور خودکار نمی توانند خطاهای ورودی ساده ای را که انسان ایجاد می کنند ، کشف کنند .یک رایانه می تواند برای شناسایی ورودی های اشتباه برنامه ریزی شود ، اما پیش بینی تمام مشکلات احتمالی مشکل است .

مشکل بعدی  رایانه ها این است که آن ها ، انجام فرآیند حسابرسی را مشکل می کنند .خطرات ناشی از

حذف و یا از بین رفتن داده ها و اطلاعات حسابداری که به صورت الکترونیکی درآمده اند ، بروز شاخه جدیدی از جرایم به نام جرایم رایانه ای نیز مشکل دیگری است که باید برای پیشگیری و محافظت از این منابع ارزشمند نیز کنترل های جدیدی در نظر گرفته  شود .

تاثیر فناوری اطلاعات بر روی هریک از اقلام حسابداری:

1- حسابداری مالی: هدف اصلی سیستم های اطلاعات حسابداری مالی ، ارائه اطلاعات مربوط به افراد درون سازمانی و برون سازمانی است .

برخی از آثار استفاده از سیستم های اطلاعاتی حسابداری بر حسابداری مالی به شرح ذیل است :

الف) تلفیق اطلاعات مالی و غیر مالی

ب) گزارشگری بلادرنگ

ج) داده های تعاملی

الف) تلفیق اطلاعات مالی و غیرمالی :ورودی و خروجی سیستم های سنتی حسابداری مالی ، بر اساس واحد پولی ، بیان می شد .استفاده از سیستم های اطلاعاتی حسابداری این امکان را به وجود می آورد که اطلاعات مالی و غیر مالی را با یکدیگر و در یک سیستم واحد نگهداری کنیم .

ب) گزارشگری بلادرنگ: صورت های مالی در گذشته به صورت دوره ای تهیه می شد .بسیاری از شرکت های بزرگ به طور سنتی صورت های مالی خود را هر سه ماه یکبار و یا بصورت سالانه و در یک گزارش تهیه می کردند .

با ظهور پیشرفت هایی در فناوری اطلاعات ، حسابداران و حتی خود سیستم های اطلاعاتی ، می توانند صورت های مالی را در زمان واقعی تولید کنند .

ج) داده های تعاملی : داده های مورد استفاده در یک نرم افزار به راحتی قابل انتقال به دیگری نیست . این بدین معنی است که ممکن است حسابداران ساعت های زیادی را صرف آماده سازی صفحات گسترده و گزارش هایی نمایند که نیازمند است آن ها همان داده ها در فرمت های مختلف بارها و بارها وارد کنند .

داده های تعاملی ، داده هایی هستند که می توانند به طور یکپارچه در میان انواع برنامه های کاربردی و یا گزارش ها ، مورد استفاده مجدد قرار گیرند .

با استفاده از داده های تعاملی ، داده ها تنها یک بار ثبت شده و در هر جا که مورد نیاز است ، استفاده می شود .

2- حسابداری مدیریت :

هدف اصلی حسابداری مدیریت ، ارائه اطلاعات مربوط به مدیران سازمانی می باشد . که به سه بخش تقسیم می شود :

الف)حسابداری صنعتی

ب ) بودجه بندی

ج) اندازه گیری عملکرد سازمانی

الف) حسابداری صنعتی :بخش حسابداری بهای تمام شده مربوط به حسابداری مدیریت ، به طور خاص به مدیریت در اندازه گیری و کنترل هزینه های مربوط با خرید های مختلف ، پردازش ، توزیع ، و فعالیت های فروش کمک می کند .  یک مثال از یک کاربرد کاربرد سیستم های اطلاعاتی حسابداری در حوزه حسابداری بهای تمام شده ، سیستم حسابداری مبتنی بر فعالیت است.اگر چه تکنیک های هزینه یابی مبتنی بر فعالیت ، برای بیش از 20 سال است که در دسترس می باشد .اما حال که سیستم های اطلاعاتی رایانه ای هزینه ها را ردیابی می کنند ، این تکنیک ها در حال حاضر بیشتر رایج شده اند .علاوه بر این این سیستم ها می توانند یک سازمان را در جهت استراتژی جدید حرکت داده و اجازه دهند که مدیران شرکت ها برای بررسی فرایند های کسب و کار و مهندسی مجدد فرایند ها اقدامات اساسی انجام دهند. سیستم های ABC همچنین می توانند نقش راهبردی اساسی در ایجاد و حفظ تجارت الکترونیک موفق ایجاد کنند ، زیرا آنها می توانند پاسخ سوالات مربوط به هزینه های تولید بهتر بدهند و به مدیران برای تخصیص موثرتر منابع کمک کنند .

ب) اندازه گیری عملکرد سازمانی  : کاربرد دیگر سیستم های اطلاعاتی در حوزه حسابداری مدیریت سنجش عملکرد شرکت است .

در یک سیستم حسابداری ، مسئولیت مدیران ، ردیابی عملکرد نامطلوب به فعالیت های یا افرادی است که باعث نا کارآمدی هستند .با کمک سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدیران می توانند عملکرد واحد های مختلف سازمانی را مورد بررسی قرار دهند. برای مثال با تجزیه و تحلیل میزان فروش ماهانه و میزان برگشت کالا ها ، عملکرد بخش تولید را مورد ارزیابی قرارداد.چنانچه میزان برگشتی ها زیاد باشدبه این معنی است که مشتریان از کالاها رضایت نداشته اند و بنابراین بخش تولید کار خود را به خوبی انجام نداده است.

علاوه بر معیارهای سنتی ، حسابداران انواع مختلفی از معیارهای غیر مالی می پردازند تا مواردی مانند رضایت مشتری ، کیفیت محصول ،  نو آوری در کسب و کار و اثر بخشی نام تجاری را ارزیابی نمایند .

ج)  بودجه بندی : بودجه یک طرح مالی برای آینده می باشد و در نتیجه به یک برنامه ریزی مدیریتی ارزشمند ، کمک می کند.

حسابداران مدیریت ، هر دو پیش بینی بودجه کوتاه مدت و بلند مدت را انجام می دهند ..

5. بودجه بندی کوتاه مدت ، برنامه های مالی را برای یک دوره 12 ماه فراهم می کند در حالی که
5. بودجه بندی بلند مدت پیش بینی های مالی را برای 5 سال آینده و یا بیشتر فراهم می کند .

با توجه به آنکه بودجه ها در تلاش برای پیش بینی انتظارات مالی آینده می باشند مدیران یک شرکت می توانند علل تغییرات معنی دار بین نتایج واقعی و بودجه را در طول دوره مقایسه و پیگیری نمایند.

امروزه سیستم های اطلاعاتی رایانه ای و سیستم های پشتیبان تصمیم گیری کمک قابل توجهی را به مدیران در امر بوجه بندی رائه می دهند .

3- حسابرسی : وظایف حسابرسی بیشتر به سمت تضمین فعالیت های شرکت سوق پیدا کرده است. سیستم های اطلاعاتی حسابداری رایانه ای کار حسابرسان را نیز متحول کرده است. ابعاد سازمان ها، حجم فعالیت ها و اطلاعات و تکیه بیش از حد سازمان ها به سیستم های رایانه ای به حدی افزایش یافته است که انجام حسابرسی با استفاده از گزارش های چاپی غیر ممکن شده است همچنین مباحث مربوط به حسابرسی مستمر با وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه عملی شده استاین در حالی است که بدون وجود سیستم ها انجام این نوع حسابرسی کار بسیار مشکلی است.

4- ممیزی مالیاتی: محاسبه مالیات یک کاربرد کوچک از سیستم های اطلاعاتی حسابداری می باشد که کاربر را برای ایجاد و ذخیره نسخه ای از اظهار نامه مالیاتی بررسی عواقب ناشی از استراتژی های مالیاتی جایگزین ، چاپ برگه تکمیل شده اظهار نامه مالیاتی ، و حتی انتقال نسخه کامل اظهار نامه به اداره مالیات ، قادر می سازد.

رابطه سیستم های اطلاعاتی حسابداری و زنجیره ارزش

زنجیره ارزش توسط مایکل پورتر ابداع شده است ، در چارچوب مفهومی زنجیره ارزش ، برخی از فعالیت های کسب و کار ، فعالیت های اصلی بوده و بقیه فعالیت ها ، فعالیت های پشتیبانی هستند .

فعالیت های اصلی:

تدارکات داخلی شامل دریافت ، انبارگردان و توزیع مواد اولیه مورد استفاده در ساخت محصول و خدمات سازمان است.

عملیات تولیدی شامل تبدیل داده های تولید به محصول یا خدمات نهایی است.

تدارکات بیرونی مسولیت توزیع محصولات یا خدمات تولید شده بین مشتریان را بر عهده دارد.

بازاریابی و فروش شامل مجموعه فعالیت هایی است که کالا ها و خدمات را به مشتریان می رساند.

خدمات پس از فروش شامل ارائه خدمات تعمیر و نگهداری برای مشتریان یک سازمان است.

فعالیت های پشتیبانی:

ساختار سازمانی به فعالیت های حسابداری ، تامین مالی و فعالیت های عمومی که برای انجام وظایف سازمانی حیاتی است.

فعالیت های منابع انسانی شامل فعالیت های تامین نیروی انسانی ، استخدام و آموزش و تامین حقوق و مزایا

فعالیت های فن آوری شامل فعالیت های اصلاح و بهبود کالا و خدمت است.

فعالیت های خرید شامل کلیه فعالیت های تهیه مواد اولیه و مواد مصرفی و ملزومات .

یک سیتم اطلاعاتی حسابداری که به درستی طراحی شده باشد ، می تواند اثر بخشی و کارایی این فعالیت ها را از طریق راههای زیر افزایش دهد:

1.بهبود کیفیت و کاهش هزینه های تولید کالا و خدمات :

این موضوع باعث حفظ کیفیت محصولات و کاهش هزینه های تولید می شود .

2.بهبود کارایی:

با فراهم آوردن اطلاعات به موقع ، کارایی فعالیت ها را بهبود ببخشد .

3. بهبود تصمیم گیری :

مربوط بودن و به موقع بودن اطلاعات  به افراد ذینفع ، تصمیم گیری را بهبود می بخشد .

منبع:

کتاب سیستم های حسابداری- دکتر مهدی مرادی