MIS یا System Information Management که به آن سیستم مدیریت اطلاعات می گویند با یک تعریف اولیه از این سیستم آغاز می شود.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی – کنترل و عملکرد سازمان است که از طریق ارائه گزارش های خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می دهد.
سیستم های مدیریت اطلاعات در اواسط دهه 61 میالدی متولد شدند. اولین سیستم های مدیریت اطلاعات کارت های پانچ بودند که با استفاده ازآن ها در ادارات مدیران مقدار ساعت کارکرد کارکنان را که اطلاعات کاری آنها بود مدیریت می کردند.
بعد از استفاده نظامی آمریکایی ها وقتی که کامپیوترها وارد تجارت شدند اولین کاربرد آن ها مدیریت
اطلاعات بود.
چرا ما از این سیستم ها استفاده می کنیم ؟
راحتی – هزینه کمتر – نیروی انسانی کمتر و بسیاری از دلایل دیگر ما را به استفاده از این سیستم ها
سوق می دهد.
طراحی یک سیستم مدیرت اطلاعات
1 -گام اول : شناخت
در این مرحله هدف ما نوشتن صورت مسئله است.
صورت مسئله : طراحی یک سیستم مدیریت اطلاعات که مدیریت اطلاعات را برای سازمان ساده تر می کند. در این مرحله حتی دقیق بودن صورت مسئله هم مهم نیست . البته دقیق بودن مهم نیست نه صحیح بودن.
2 -گام دوم : آنالیز سیستم
مهمترین قسمت طراحی تمام سیستم های اطلاعاتی همین مرحله است. این مرحله آنقدر مهم است که در
ضعیف بودن آن به هیچ عنوان امکان نداردسیستم قوی ای داشته باشیم. بیشترین پول را هم برای طراحی یک سیستم اطلاعاتی به آنالیزور یا آنالیست یک سیستم می دهند.
آنالیز یک سیستم مدیرت اطلاعاتی 7 مرحله دارد :
مرحله اول : توضیح و تبیین مسئله
در این مرحله صورت مسئله را که در گام اول بدست آوردیم توضیح و تبیین می کنیم و آن را دقیق و صحیح می کنیم . منظور از تبیین این است که ممکن است مدیر سازمان خودش مسئله را به ما بگوید.
حال آنالیست سیستم باید بررسی کند که آیا این مسئله صرفه اقتصادی دارد یا خیر ؟ یا هدف سازمان این
مسئله را مقایسه می کنیم تا ببینیم این مسئله صرفه اقتصادی دارد یا خیر.
مرحله دوم : فرضیه سازی و ایجاد فرضیه هایی در مورد مسئله و علل آن
در این مرحله با توجه به صورت مسئله آنالیست شروع به فرضیه سازی می کند و علل ایجاد مشکل و ناکارآمد بودن سیستم قبلی را حدس می زند.
مرحله سوم : انتخاب اهم فرضیه
در مرحله قبل فرضیه هایی برای نا کارآمدبودن سیستم قبلی ساختیم در این مرحله اهم این فرضیه ها را
انتخاب می کنیم . این دو مرحله را برای این انجام می دهیم تا سیستمی که می خواهیم بسازیم مشکالت قبلی را نداشته باشد.
مرحله چهارم : جمع آوری اطلاعات در مورد مسئله است
6 راه برای این کار توصیه می شود:
1 .کتابخانه
2 .اسناد و مدارک و بایگانی ها
3 .جداول و نمودارهای سازمانی
4 .مشاهده نظر
5.پرسشنامه
6 .مصاحبه
مرحله پنجم : طبقه بندی اطلاعات
در این مرحله با استفاده از جداول و نمودارها اطلاعات کسب شده در مراحل قبل را طبقه بندی می کنیم.
مرحله ششم : تجزیه و تحلیل اطالعات
این مرحله هم از مراحل بسیار مهم است . چرا که با استفاده از این مرحله ما به کامل بودن – صحیح بودن و دقیق بودن اطلاعاتمان پی می بریم. در این مرحله آنالیست با استفاده از قوانین و سوالاتی که به آنها عالم است اطلاعات طبقه بندی شده را محک می زند و آن ها را تکمیل می کند.
مرحله هفتم : تهیه و تنظیم گزارش
پس از تکمیل اطلاعات در مرحله قبل و به ایده آل رسیدن اطلاعات آنالیست اطلاعات را تنظیم کرده و گزارشی از آن تنظیم می کند.
3 -گام سوم : اجرا
پس از اینکهاطلاعات به طور کامل تهیه و تنظیم شد تحت نظر آنالیست گزارشات به برنامه نویسان داده می
شود تا به صورت برنامه های کامپیوتری مناسب در آید.
در ادامه ما ساختار MIS را مشاهده می کنیم. توضیحات مربوط به این ساختار:
1 .حل کنندگان مشکل سازمانی : افرادی هستند که در حل مشکل سازمان دخیل هستند . این افراد شامل
مدیران- آنالیست های سیستم و حتی اپراتورهای کامپیوتر هستند.
2 .مدل های ریاضی : قوانینی که در مرحله چهارم گام دوم یعنی جمع آوری اطلاعات راجع به سیستم به
صورت مدل های ریاضی قابل فهم برای کامپیوتر در آمده اند.
3 .نرم افزارهای گزارش نویس : نرم افزارهایی که در مرحله اجرا از اطلاعات مرحله آنالیز سیستم به وجود آمده اند و کار گزارش گیری و گزارش نویسی را بر عهده دارند.
4 .پایگاه داده : یک دیتا بیس از جداول که توسط مجریان طرح بر مبنای اطلاعات به دست آمده توسط
آنالیست درست شده اند.
کادر قرمز رنگ در این ساختار نشان گر محیطی است که توسط آن گام های گفته شده تا کنون ساخته ایم.
محیط بیرونی هم محیط فیزیکی سازمان است و سازمان محیط درونی را به صورت یک نرم افزار می بیند.
همانطور که توجه دارید اطلاعات و داده ها وارد پایگاه داده می شوند. داده ها توسط مدل های ریاضی پردازش شده و تحویل حل کنندگان مشکل سازمانی می شوند. داده ها و اطلاعات به برنامه های گزارش نویس تحویل داده می شوند تا به صورت گزارش های حرفه ای به حل کنندگان مشکل سازمانی تحویل داده شوند.
4 .گام چهارم : آزمایش طرح جدید
پس از اینکه جلسات توجیهی برای کارکنان سازمان مبنس بر نا کارآمد بودن طرح قبلی و محاسن طرح جدید گذاشته شد و طرح جدید توسط مجریان طرح اجرا شد و برنامه ها تهیه شدند وقت ان است تا طرح جدید آزمایش شود تا در مرحله آزمایش مشخص شود که محدودیت های حین عمل چگونه در سیستم تاثیر گزار است . و موانع این محدودیت ها بر طرف شود.
5 .گام پنجم : استقرار طرح جدید
بعد آزمایش طرح نوبت به استقرار طرح جدید است. برای این کار 4 روش توصیه می شود:
1 .روش موازی یا هم زمان
2 .روش تدریجی یا مرحله ای
3 .روش یکباره
4 .روش آزمایشی
منبع:
بهسان ویژه
ثبت نام و عضویت میز کار
