پرداخت حقوق و دستمزد  

مرحله چهارم چرخه حقوق و دستمزد پرداخت حقوق و دستمزد است. لیست حقوق ودستمزد که در مرحله قبل تهیه شده است برای دایره حساب های پرداختنی ارسال می شود. دایره حساب پرداختنی با صادر نمودن یک سند پرداخت، اجازه انتقال وجه نقداز حساب بانکی شرکت به حساب بانکی حقوق ودستمزد را می دهد. داده های مربوط به نیروی کار را می توانیم نام کارمند یا کارگر، شماره پرسنلی یا شماره بیمه تأمین اجتماعی، ساعات یا روزهای کارکرد، نرخ دستمزد، میزان اضافه کاری، ... و کسورات قانونی و توافقی (بیمه، مالیات، وام، مساعده، ....) نام برد.

ازآنجا که هزینه حقوق و دستمزد و مخارج مربوط به آن درصد تقریباً بالایی از هزینه های هر مؤسسه را تشکیل می دهد ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق و دستمزد به عمل آید. ازسوی دیگر سیستم حقوق ودستمزد باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری، کسورات لازم را محاسبه و رقم خالص قابل پرداخت به هریک از کارکنان را تعیین نموده و تدابیر مناسبی را برای جلوگیری از پرداخت به شکل غیر قانونی به افراد سوء استفاده کننده ایجاد نماید. این دایره با استفاده از مستندات لازم و رعایت آخرین قوانین مربوط ، دریافت های هریک از کارکنان (حقوق و سایر مزایا) را محاسبه سپس به استناد آخرین قوانین ومقررات مربوط به بیمه و دارائی، حق بیمه سهم کارگر و احیاناً مالیات حقوق هر فرد را تعیین و با درنظر گرفتن سایر کسورات توافقی و یا قانونی، لیست حقوق و دستمزد را تنظیم و خالص پرداختی به هر یک از کارکنان را مشخص می نماید. پس از امضاء لیست توسط تنظیم کننده، مسئول امورمالی، مدیر مؤسسه وهمچنین سایر مقامات مسئول و رسیدگی کننده، یک فقره چک به مبلغ جمع ستون خالص پرداختنی لیست، صادر وبه همراه سایر مدارک لازم جهت پرداخت حقوق به دایره پرداخت تحویل می دهد ودر صورتی که دایره پرداخت به طور جداگانه وجود نداشته باشد، چک صادره را به همراه یک نسخه از لیست حقوق و دستمزد امروزه به صورت ذخیره شده بر روی دیسکت یا (CD) به بانک پرداخت کننده تحویل می نماید تا مبلغ خالص پرداختنی هر یک از کارکنان به حساب بانکی آنان که به همین منظور افتتاح گردیده واریز گردد.

استفاده از روش های واریز مستقیم حقوق به حساب کارکنان هم  شیوه ای موثر برای افزایش کارایی و کاهش هزینه پردازش حقوق محسوب می شود.با استفاده از پرداخت الکترونیکی وجوه می توان حقوق هر کارمند را به شماره حساب ثبت شده در سیستم واریز نمود.

تهدیدات و کنترل های مرحله پرداخت حقوق و دستمزد:

در شرکت های کوچک که هنوز از روش صدور چک برای پرداخت حقوق کارمندان استفاده می کنند تهدید سرقت چک های حقوق وجود دارد. در مرحله پرداخت حقوق با تهدید دیگری مواجه هستیم و ان صدور چک های حقوق برای کارمندان ساختگی یا کارمندانی که خدمتشان پایان یافته است این تهدید می تواند علاوه بر افزایش هزینه شرکت ، وجوه نقد شرکت را نیز کاهش می دهد.

محدودیت دسترسی به چک های سفید و ماشین امضای چک:

چنانچه افراد غیر مجاز به چک های سفید امضا و یا ماشین امضای چک دسترسی داشته باشدمی توانند به راحتی مبالغی را اختلاس کنند. بنابراین لازم است کنترل های مناسبی در این موارد صورت گیرد.

محدودیت دسترسی به سیستم انتقال الکترونیکی وجوه:

استفاده از کلمات عبور چند سطری و انجام آزمون های سازگاری در هنگام فعال سازی سیستم بسیار اهمیت دارد زیرا عدم وجود این کنترل ها می تواند سبب شود افراد غیر مجاز به راحتی به سیستم دسترسی داشته باشند.

بازبینی تمام پرداخت های صورت گرفته:

بررسی ادواری چک های صادر شده ضروری می باشد زیرا امکان دارد افراد غیر مجاز با دستیابی به چک های شرکت مبالغی را اختلاس کرده باشند.

الزام وجود مستندات کافی برای تمامی پرداخت ها:

دایره حساب های پرداختنی لازم است لیست حقوق و دستمزد را به همراه کارت اوقات کار کارمندان و کارت اوراق کار سفارش دریافت و بررسی نمایند.

استفاده از حساب مجزا  برای پرداخت حقوق:

استفاده از یک حساب مستقل برای حقوق و دستمزد خطر جعل یا تغییر مبلغ چک های حقوق و دستمزد را کاهش می دهد.

تفکیک وظایف:

لازم است وظایف مربوط به مجوز و ثبت رویدادهای حقوق و دستمزد از وظیفه تحویل واقعی چک های حقوق تفکیک شوند.

تایید هویت  تمام کارمندان دریافت کننده چک:

چنانچه چک های حقوق به صورت دستی توزیع می شود لازم است فردی که تمام کارکنان را می شناسد اقدام به توزیع چک ها نماید و در هنگام تحویل چک کارت شناسایی معتبر درخواست کند.

ایجاد کنترل های مناسب برای چک های تحویل نشده:

در مورد چک های تحویل نشده باید روش های خاصی گرفته شودزیرا این چک ها گویای وجود مشکلاتی در سیستم از بابت وجود کارمندان جعلی یا کارمندانی که قراردادشان تمام شده است می باشد.

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی

نرم افزاری شماران سیستم