تهیه لیست حقوق ودستمزد  

هزینه حقوق و دستمزد بخش قابل ملاحظه ای از هزینه های یک موسسه را به خود اختصاص می دهد پر واضح است مدیریت واحدهای اقتصادی نیاز به کنترل دقیق و منظمی در این زمینه دارند و از طرفی می دانید کارکنان یک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزایای خود را به شکل منظم دریافت کنند.

یک سیستم حقوق و دستمزد باید به شکلی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت و به موقع جمع آوری و مبلغ صحیح قابل پرداخت به هر یک از کارکنان و دستگاه های مربوطه را محاسبه کند و در ضمن روشهای کنترلی مناسبی برای جلوگیری از پرداخت وجوه به شکل غیر قانونی به افراد سوء استفاده کننده را ایجاد نماید.

مرحله سوم چرخه حقوق ودستمزد،تهیه ومحاسبه لیست حقوق ودستمزداست.دراین مرحله براساس اطلاعات واصله ازدوایرمختلف درباره ساعات کارکردکارکنان که بایدحتماتوسط سرپرست هردایره تاییدوامضاشده باشدوبراساس فایل اصلی حقوق ودستمزدکه توسط دایره مدیریت منابع انسانی به هنگام شده است،لیست حقوق ودستمزد تهیه می شود.لیست حقوق ودستمزدگزارشی است که ناخالص حقوق ،کسوروخالص پرداختی به هریک ازکارمندان رادر یک فرم چندستونی نشان می دهد.ازاین لیست به عنوان مجوزی برای انتقال وجه نقد به حساب بانکی حقوق ودستمزداستفاده می شود.

امروزه فناوری های جدیدموجب سرعت گرفتن انجام این فرآیندهاشده است. شرکت ها می توانند با استفاده از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه اطلاعات موردنیاز برای محاسبه حقوق ودستمزد را اربخش های مختلف دریافت وسیستم به صورت خودکار حقوق ودستمزد هریک از کارمندان را محاسبه وفایل حقوق ودستمزد کارمندان رابه هنگام کند. همچنین درگذشته اغلب شرکت ها فیش حقوقی هر یک از کارمندان را به صورت کاغذی دراختیار آنان قرار می دادند، اما امروزه و باگسترش استفاده ازاینترنت، بسیاری از شرکت ها اطلاعات حقوق ودستمزد کارمندان خود را در وب سایت شرکت قرار می دهند.بنابراین، افراد می توانند باداشتن شماره کارمندی وکلمه عبور در هرلحظه از زمان از آخرین تغییرات حقوق ودستمزد خود مطلع شوند. همچنین باید توجه داشت که محاسبات تعیین حقوق و مزایا پر حجم و گسترده است و در ضمن معمولا قوانین کشورها، واحدهای اقتصادی را ملزم نموده اند تا اطلاعاتی از تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد و مزایای مربوطه را همه ماهه به دستگاه های ذی ربط همچون وزارت دارایی برای وصول مالیات حقوق و سازمان تأمین اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال دارند در نتیجه موارد فوق ایجاد یک سیستم منظم و دقیق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است.

تهدیدات و کنترل های  مرحله تهیه لیست حقوق و دستمزد

کنترل صحت پردازش داده ها:

برای جلوگیری از تهدید اشتباه در حقوق و دستمزد باید از کنترل های پردازش یکپارچه استفاده شود.برخی از این روش ها شامل جمع های دسته ای است که تعداد داده ها را در زمان ورود به سیستم محاسبه و با تعداد داده های پردازش شده در هر مرحله مقایسه می کند.

بازبینی لیست حقوق و دستمزد و سایر گزارش ها توسط سرپرست:

تایید و امضای محاسبات  و پردازش های صورت گرفته در این مرحله توسط سرپرست بخش حقوق و دستمزد این اطمینان را فراهم می کند که اولا این داده ها توسط سرپرست بررسی و تایید شده ، ثانیا در صورت کشف هرگونه مغایرت یک فرد پاسخگو در این زمینه وجود دارد.

انتشار صورتحساب درآمد برای کارمندان:

در اختیار گذاشتن این صورتحساب برای کارمندان موجب ایجاد شفافیت و ایفای مسولیت پاسخگویی شرکت می شود. به منظور کاهش هزینه های چاپ این صورت حساب می توان از روش های الکترونیکی برای انتشار این صورت حساب استفاده نمود.

بازبینی قوانین دولتی برای حصول اطمینان از صحت پردازش:

محاسبه صحیح کسور از اهمیت ویژه ای برخوردار است که بی دقتی در انجام آن می تواند منجر به تحمیل جرایم سنگینی برای شرکت شود.استفاده از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه منابع سازمانی موجب می شودبه محض وارد شدن قوانین و آیین نامه های جدید در سیستم، محاسبات بر اساس روش های جدید صورت پذیرد.

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی

سایت کاربینی حسابداری