اطلاعات مربوط به زمان و حضور با توجه به طرح پرداختی کارمندان شکل های گوناگون دارند:
حقوق بعضی از کامندان بر مبنای ساعت کار به آن ها پرداخت می شود.(بسیاری از شرکت ها از کارت ساعت جهت ثبت زمان ورود و خروج کارمندان استفاده می کنند).
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
این سند بطور معمول شامل کل ساعات کاری در طول یک دوره ی پرداختی می باشد.(برخی از شرکت ها از ساعت های الکترونیکی استفاده می کنند که در آن از طریق دستگاه خواننده نشان عضویت خود را در زمان ورود و خروج ثبت می کنند).
برخی از کارمندان از قبیل مدیران و کارکنان حرفه ای حقوق ثابت دریافت می کنند.(آنها معمولا زمان حضور خود را ثبت نمی کنند،اما ناظران به طور غیر رسمی حضور آنها را کنترل می کنند.)
دومین مرحله چرخه حقوق و دستمزداثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارمندان است.
دراین مرحله اطلاعاتی که توسط دوایرمختلف گردآوری شده برای دایره حقوق ودستمزدارسال می شود. سیستم حضور و غیاب یا ساعت حضور غیاب دستگاهی است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار میرود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند.
پیش از ساخت ساعت های حضورو غیاب ورود و خروج ها در دفتر حضور و غیاب ثبت می شدند و هر شخص هنگام ورود و یا خروج دفتر حضور و غیاب را امضا کرده و از روی این یادداشت ها ورود و خروج افراد محاسبه می شدند.
نکته: ورود و خروج شامل ساعت حضور- مرخصی ساعتی- ساعت خروج – ماموریت و … است.
دستگاه حضور و غیاب که در چند مدل حضور و غیاب کارتی ، حضوروغیاب اثر انگشتی ، حضور غیاب دوربین دار و حضور غیاب تشخیص چهره می باشد.جهت کنترل ورود و خروج پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد و به مدیران کمک می کند تا کلیه زمان های ورود ، خروج ، ماموریت ، مرخصی ، اضافه کار ، کسر کار را کنترل کرده ودر پایان هر ماه گزارش کاملی از وقایع طول ماه برای هر پرسنل به صورت مجزا و یا کلی در اختیار داشته باشند.
حضور و غیاب پرسنل معمولا به سه روش انجام می گردد:
استفاده از کارت :
از محا سن آن می توان به قیمت پایین دستگاه و سرعت در ثبت حضور و غیاب پرسنل اشاره کرد.
و از معایب آن می توان امکان سوء استفاده از کارت در ثبت حضور و غیاب و وابستگی به کارت جهت ثبت را نام برد.
استفاده از اثر انگشت :
از محاسن آن جلوگیری از سوء استفاده احتمالی و از معایب آن کندی خواندن اثر انگشت برای کارخانه های صنعتی که احتمال آسیب دیدن اثر انگشت بسیار است
استفاده از چهره :
این مدل دستگا ه ها محاسن استفاده از اثر انگشت را دارد و مشکل احتمال آسیب دیدن اثر انگشت را نیز حل کرده و همچنین احتمال انتقال بیماری و ویروس را نیز به دلیل عدم تماس پرسنل با دستگاه کم می کند.از معایب آن حافظه کمتر دستگاه نسبت به کارت و اثر انگشت و اختلال در شناسایی در صورت تابش نور مستقیم به دوربین دستگاه می توان نام برد.؛ امروزه بابهره گیری از فناوری های جدید مانند کارت های هوشمند ورود و خروج، شناسه های آراف آی دی ودستگاه های شناسایی بیومتریک،گردآوری داده های حضور وغیاب کارمندان بسیار ساده شده است. همچنین یکی دیگراز مزایای این تکنولوژی ها که بخصوص در دستگاه های شناسایی بیومتریک وجود دارد، لزوم حضور واقعی فرد برای ثبت ورود وخروج می باشد. لازم است با استقرارکنترل های مناسب به منظور بررسی اعتبار داده ها،مانع ورود داده های اشتباه شد.در این زمینه استفاده از کنترل فیلد برای داده های عددی ،کنترل محدودیت برای ساعات کاری انجام شده درطول دوره ،کنترل دامنه برای پرداخت های حقوق وکنترل های اعتبار برای شماره کارمندان توصیه می شود.
تهدیدات وکنترلهای مرحله اثبات صحت اطلاعات کارکرد وحضور وغیاب کارمندان
تهدیدی که دراین مرحله به صورت مستقیم با آن روبرو هستیم ،داده های اوقات کارنادرست است. نادرستی این اطلاعات می تواند به اشتباه سبب افزایش یاکاهش حقوق محاسبه شده شود.چنانچه حقوق کارمندان براساس ساعاتی بیشتراز واقع محاسبه شود، هزینه های دستمزدبه اشتباه افزایش می یابد واین به معنای کاهش سود وبه طور کلی گزارشگری اشتباه است. بالعکس چنانچه حقوق براساس ساعاتی کمترازکارکرد واقعی محاسبه شود،شاهدایجاد بی اعتمادی ونارضایتی کارمندان خواهیم بود که این موضوع می تواند برای شرکت مشکلاتی را ایجاد کند.
روشهای مقابله باتهدید
خودکارکردن داده منبع برای گردآوری داده ها:
استفاده ازسیستم های یکپارچه منابع سازمانی که قادراست اطلاعات را ازبخش های مختلف به صورت به هنگام دریافت واستفاده کند، بسیاری ازخطاهای ورود داده هاراکاهش می دهد. بنابراین چنانچه برای ورود وخروج افراد از شناسه های آر اف آی دی استفاده شودوسیستم آر اف آی دی باسیستم حقوق ودستمزدیکپارچه شده باشد،می توان ادعا کردکه داده ها بدون هیچ گونه دخل وتصرف واشتباهی درمحاسبه حقوق ودستمزدمورداستفاده قرارگرفته است.
شناسایی بیومتریک
استفاده ازدستگاه هایی که باعلایم منحصربه فردانسانی مانند اثرانگشت، شبکیه چشم ومواردی از این قبیل، اقدام به ثبت ورود وخروج افرادبه سازمان می کنند، این اطمینان را ایجاد می کند که داده های ثبت شده واقعا مربوط به حضور واقعی فرد درسازمان بوده است. بنابراین مشکلاتی که ناشی ازثبت اطلاعات حضور توسط همکاران برای یکدیگرانجام می شود ، در این روش وجود ندارد.
تفکیک وظایف
تفکیک وظایف ثبت اوقات کارکردمی تواند خطراشتباهات عمدی راکاهش دهد.درواقع دراین مرحله لازم است که وظیفه ثبت حضور وغیاب افراد درکارت حضور وغیاب افراد درکارت حضور وغیاب از وظیفه ثبت اوقات کارکرد در کارت اوقات کارسفارش تفکیک شود. دراین صورت می توان از داده های ثبت شده توسط دو فرد ،به عنوان یک رقم کنترلی برای مغایرت گیری وحصول اطمینان ازصحت ثبت اطلاعات استفاده نمود.
بازبینی سرپرستان
کارت حضور وغیاب وکارت اوقات کار کارمندان باید برای ایجادکنترل بیشتر، توسط سرپرستان هربخش بررسی وتصویب شود.بدین ترتیب کشف هرگونه مغایرت بعدی برعهده سرپرست هربخش خواهدبود.
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی
کتاب مدیریت منابع انسانی
ثبت نام و عضویت میز کار