به هنگام سازی فایل های اصلی  

تغییرات باید به موقع اعمال شوند و در دوره ی بعدی پرداختی(حقوق)منعکس گردند.

گزارشات مربوط به تسویه حساب کارمندان نباید فورأ حذف شوند.

به روزر سانی نرخ های مالیات و کسورات :

به روز کردن نرخ های مالیات ودیگر کسورات حقوق از طریق آژانس های دولتی ،بیمه گری،اتحادیه هاو... دریافت می شود.

این تغییرات در فواصل معین رخ می دهد.

اولین فعالیت در چرخه مدیریت منابع انسانی و حقوق و دستمزد به هنگام سازی فایل های اصلی است که طی آن تمام تغییرات ایجاد شده مانند استخدام، اخراج، تغییرات نرخ و مواردی از این دست ثبت می‌گردد، این فعالیت بر عهده مدیریت منابع انسانی است و بر اساس اطلاعات تولید شده، دایره حسابداری اقدام به محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان می کند.

به موقع ثبت شدن این اطلاعات در محاسبات حقوق هرماه از اهمیت زیادی برخوردار است .برای مثال چنانچه اطلاعات کارمندان اخراجی به موقع ثبت نگردد ممکن است که حقوق هرماه آنها توسط افراد دیگری اختلاس شود.

تهدیدات و کنترل های مرحله به هنگام سازی

فایل های اصلی مبنای برای محاسبه حقوق ودستمزدهستند ،لذا هرگونه اشتباه در این فایل ها می تواند منجر به محاسبه حقوق و دستمزد و اشتباه شود .

تهدیدات به دو دسته تقسیم می شود:

1- تغییر غیر مجاز در دادهای اصلی حقوق ودستمزد(تفکیک وظایف).

چنانچه تغییرات غیر مجازی در فایل اصلی حقوق و دستمزد ، کمیسیون ها و یا نرخ های مورد استفاده در محاسبه حقوق و دستمزد دستکاری شوندهزینه های شرکت افزایش می یابد.

تفکیک وظایف بهترین روش برای مقابله با تهدید تغییر غیر مجاور داده هاست. ایجاد تغییر در فایل های حقوق و دستمزد تنها توسط مدیریت منابع انسانی باید صورت بگیرد.

2- به روز رسانی اشتباه دادهای اصلی حقوق ودستمزد(کنترل صحت تغییرات ایجاد شده).

به روز رسانی اشتباه نیز تهدیدی است که موجب تحمیل هزینه هایی به سازمان می شود برای مثال چنانچه تغییر ایجاد شده به موقع در حسابها اعمال نشود این احتمال وجود دارد برای افراد اخراج شده حقوق محاسبه شودو یا برای افراد تازه استخدام شده حقوقی محاسبه نشود.

برای مقابله با این تهدید کنترل صحت تغیرات ایجاد شده در مرحله به هنگام سازی فایل های اصلی ضروری است.

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی