غالب تصمیم‌های مدیران و مسئولان سازمانها و مؤسسات برمبنای گزارش‌هایی است که از قسمت‌های مختلف دریافت می‌دارند و نحوه‌ی تهیه و ارائه‌ی گزارش‌ها، در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه گذاری‌ها، هزینه‌ها، استخدام‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، تشویق‌ها، توبیخ‌ها و به طور کلی در سرنوشت حال و آینده‌ی آن سازمانها و مؤسسات تأثیرگذار میباشد،
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
از این رو در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش از مرحله‌ی تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را مبذول داشت.
در کلیه سازمانها، عنصر یا حیطه‌ی گزارش‌دهی جزء مهمترین بخش برنامه‌ریزی است، چرا که می‌تواند زمینه تصمیم‌گیری‌های مناسب و مؤثر در درون سیستم را فراهم نماید. در اغلب موارد گزارشهای ناقص، جدول‌های فراوان، جمع‌آوری اطلاعات به شکل موازی، کیفی نبودن گزارش‌ها، فقدان بازخورد و به‌کارگیری آنها برای تصمیم‌گیری و ... عمده‌ترین مشکل نظام برنامه‌ریزی ادارات محسوب می‌شود. درک درست از امور و روابط سازمانی می‌تواند تأثیر مهمی بر نحوه‌ی گزارش‌دهی صحیح داشته باشد و زمینه‌ی تصمیم‌گیری مناسب را فراهم کند.
گزارش ابزار اطلاع از ضعف و قوت‌ها، زمینه‌ساز ارزیابی میزان موفقیت در تحقق برنامه‌ها و اهداف و فراهم‌کننده امکان تشویق یا توبیخ دست‌اندرکاران میباشد.
تعریف گزارش:
گزارش عبارت است از تهیه و ارائه اطلاعات سازمان یافته درباره‌ی اقدامات و رویدادهای انجام شده و یا درحال انجام، که بر مبنای آن، گیرنده‌ی گزارش می‌تواند تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کند.
گزارش‌ها در ساده‌ترین شکل خود، نوشتاری هستند، هر چند گزارشهای گفتاری یا صورتهای مختلفی همچون فیلم، عکس، اسلاید، لوح فشرده و ... نیز تهیه می‌شوند.
تسلیم گزارش به مدیریت از کارهای مهم کارمندان هر واحد سازمانی است زیرا مدیریت نه تنها از گزارش برای ارزیابی طرح مورد نظر استفاده می کند بلکه آن را وسیله مناسبی جهت ارزیابی اثرات فعالیت واحد گزارش دهنده قرار خواهد داد.
آخرین فعالیت سیستم گزارشگری و دفتر کل ، تهیه و به نمایش گذاشتن گزارش های مختلف مدیریتی است . برخی از این گزارش ها با دریافت طرح های بودجه ای از دایره بودجه تهیه و برای مدیران ارسال می شود اما برخی دیگر از گزارش های مدیریتی را می توان با تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات موجود در دفاتر کل و صورت های مالی استخراج نمود . گزارش های بودجه ای معمولا برای اهداف برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد تهیه می شوند . بودجه عملیاتی ، درامدها و هزینه های برنامه ریزی شده را نشان می دهد . بودجه مخارج سرمایه ای ، ورود و خروج وجه نقد پیش بینی شده برای هر پروژه را نمایش می دهد .بودجه نقدی نیز جریان پیش بینی شده ای را برای ورود و خروج وجه نقد نشان می دهد
تهدیدات و کنترل های مرحله تهیه گزارش مدیریتی
گزارش های مدیریتی تهیه شده مبنایی را برای تجزیه و تحلیل ها و تصمیم گیری برای برنامه ریزی های آتی فراهم می کند بنابراین انجام هرگونه بی دقتی در انجام این وظیفه می تواند موجب تهیه ضعیف گزارش های عملکردی شود. دقت در تهیه بودجه ها و استانداردهای بودجه ای برای ارزیابی مناسب عملکرد ضروری است.
سیستم حسابداری زمانی در امر تصمیم گیری مفید هستند که متناسب با اهداف مدیریت طراحی شده باشد. بابراین وجود روشهای مناسب برای تصمیم گیری و تحلیل عملکرد در سیستم های اطلاعاتی می تواند بسیار مفید باشد.
برای مقابله با تهدید تهیه گزارش های مدیریتی اشتباه و یا ضعیف ، می توان از روش های مختلفی مانند حسابداری سنجش مسؤلیت ،بودجه بندی قابل انعطاف و ارزیابی متون استفاده کرد.
یکی دیگر از روش های تحلیل عملکرد که می توان در گزارش های مدیریتی از آن استفاده نمود ترسیم نمودار ها است.باید توجه داشت که سود مندی تجزیه و تحلیل نموداری به صحت نمودارهای طراحی شده بستگی دارد .لذا دقت در ترسیم نمودارها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. استفاده از تکنیک های داده کاوی و پردازش تحلیلی برخط با توجه به دقت بالایی که دارند ، در افزایش کارایی و اثربخشی تحلیل های انجام شده موثر است ، که می توان از انها نیز در تحلیل های مدیریتی استفاده نمود .
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی
سایت شخصی دکتر محمد کمالی
ثبت نام و عضویت میز کار
