این مر حله در پایان دوره مالی و به منظور اصلاح، تعدیل و به تاریخ روز رساندن مدارک حسابداری انجام می گیرد.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
. بعد از این که تمام معاملات و عملیات مالی در دفاتر حسابداری ثبت شد، بسیاری ازحساب های دفتر کل مانده های صحیح را برای تهیه صورت های مالی ارائه نمی دهند. حتی اگر تمام معاملات و عملیات مالی به درستی در دفاتر ثبت شده باشند، حسابداری تعهدی ایجاب می نمایدکه برای تطبیق حساب های ترازنامه و صورت سود ود زیان با فرض دوره مالی و اصل وضع هزینه های یک دوره از درآمدهای همان دوره ( مقابله هزینه با درآمد) مانده برخی از حساب های دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح شود. بنابراین برای تهیه صورت های مالی صحیح، انقطاع دقیق معاملات و عملیات مالی در پایان دوره مالی ضروری است.
حساب های دفتر کل به دلیل وجود حساب های مختلط و معاملات و عملیات مالی که هنوز در حساب ها ثبت نشده اند در پایان دوره مالی اصلاح می شوند.
ویژگیهای اصلی ثبتهای اصلاحی به شرح زیر است:
• آنها در پایان دوره مالی در دفاتر ثبت می شوند. تاریخ ثبت اصلاحات در دفاتر حسابداری، آخرین روز هر دوره مالی است و این کار عملا در اوایل دوره مالی بعد انجام می شود.
• حسابهای مختلط را به دو بخش دائمی و موقت تفکیک می کند. تمام ثبتهای اصلاحی هم بر ترازنامه و هم بر صورت سود و زیان اثر می گذارند.
• به معاملات و عملیاتی مربوط می شوند که در یک دوره مالی رخ داده اند، اما آثار اقتصادی آنها به بیش از یک دوره مالی تسری دارد.
• ابتدا در دفتر روزنامه ثبت می شوند و سپس به دفتر کل منتقل می شوند.
ثبت های اصلاحی به سه گروه کلی زیر تقسیم می شوند:
1. پیش پرداخت ها و پیش دریافت ها (deferred items)
از معاملات و عملیات مالی ناشی می شوند که در آنها پرداخت یا دریافت پول قبل از تحمل هزینه یا تحقق درآمد است و در دو حالت کلی زیر ایجاد می شود:
الف_ پیش پرداخت هزینه: پرداخت پول قبل از تحمل یا تعلق هزینه است، مانند پولی که برای حق بیمه پرداخت می شود. یا به عبارت دیگر مبالغی است که بابت انجام خدمات یا خرید ملزومات در یک دوره مالی پرداخت می شود اما در آن دوره مالی مورد استفاده قرار نمی گیرد و یا به مصرف نمی رسد.
ب_ پیش دریافت درآمد: در یافت پول قبل از تحقق درآمد است، مانند پولی که از مستاجر پیش دریافت می شود. یا مبالغی است که بابت فروش کالا یا انجام خدمت در یک دوره مالی از مشتریان دریافت می شود اما در ازای آن کالا یا خدمتی در همان دوره مالی ارائه نمی شود.
2.هزینه و درآمدهای ثبت نشده (accrued items)
از معاملات و عملیاتی ناشی می شوند که در آن ها دریافت یا پرداخت پول بعد از تحمل هزینه با تحقق درآمد است.
معاملات و عملیات مالی مزبور به دو گروه کلی زیر تقسیم می شوند:
الف_هزینه ثبت نشده: هزینه واقع شده ای است که هنوز ثبت و پرداخت نشده است، مانند دستمزدی که در پایان دوره مالی پرداخت نشده باشد.
ب_درآمد ثبت نشده: درآمد تحقق یافته ای است که هنوز ثبت ودریافت نشده است، مانند حق الزحمه خدمات انجام یافته ای که صورتحساب آن تا پایان دوره مالی ارسال نشده است.
نکته: برای اجرای دقیق اصل مقابله هزینه ها با درآمد، این گونه هزینه و درآمد های ثبت و پرداخت نشده و یا در یافت نشده باید در پایان دوره مالی در دفاتر ثبت شوند.
هزینه های ثبت نشده
هزینه های آب و برق پرداختنی: قبوض آب و برق مصرفی تعمیرگاه تا پایان سال دریافت نشده است.
درآمدهای ثبت نشده (accrued/unrecorded revenue): درآمدهای ثبت نشده را معمولا درآمدهای وصول نشده و یا درآمدهای تحقق یافته اما وصول نشده نیز می گویند. این اقلام شامل درآمد هایی است که در طول دوره مالی تحقق یافته اند اما تا پایان دوره مالی در یافت و ثبت نشده اند. بنابراین در پایان دوره مالی با یک ثبت اصلاحی درآمد و مطالبات مربوط باید وارد دفاتر شود. مثلا، درآمد اجاره روزانه تحقق می یابد، اما در حسابداری آن را بعد از دریافت پول در دفاتر ثبت می کنند. حال اگر در پایان دوره مالی، درآمد اجاره ای تحقق یافته ولی وجه آن هنوز دریافت نشده باشد، یک ثبت اصلاحی در پایان دوره مالی ضروری است.
آثار این ثبت اصلاحی عبارت خواهد بود از:
الف_ ثبت درآمد اجاره تحقق یافته
ب_ثبت مطالبات مربوطه یعنی اجاره دریافتنی که در ترازنامه پایان سال منعکس می شود.
3. سایر اصلاحات
مبلغ این گونه اصلاحات بر اساس برآورد تعیین می شود، مانند تسهیم بهای تمام شده برخی از اقلام دارائی به دوره ای که مورد استفاده قرار گرفته اند و مطالبات مشکوک الوصول.علاوه بر اصلاحات مذکور، ثبت های اصلاحی دیگری نیز برای تسهیم بهای تمام شده برخی از اقلام دارایی در پایان دوره مالی ضروری است. معمولا رقم این ثبت های اصلاحی بر اساس برآورد و تخمین تعیین می شود. ساختمان، اثاثه و سایر اموال، عمر مفید محدودی دارند که طی آن دارایی مورد استفاده قرار می گیرد، بخشی از بهای تمام شده آن به هزینه تبدیل می شود. برای تعیین رقم هزینه استهلاک هر سال، باید بهای تمام شده دارایی به عمر مفید برآوردی ان تقسیم شود، که این روش محاسبه را استهلاک مستقیم گویند. بقیه روشها را در پستهای آینده توضیح خواهم داد.
رقم استهلاک در پایان هر سال به حساب هزینه استهلاک بدهکار و به حساب استهلاک انباشته بستانکار می شود. استهلاک انباشته مانده بستانکار دارد و در ترازنامه از دارایی مربوطه کسر می شود. مبلغ خالص دارایی( بهای تمام شده منهای استهلاک)، بهای مستهلک نشده دارایی را نشان می دهد که در حسابداری به آن ارزش دفتری گویند.
با مقایسه بهای تمام شده و ارزش دفتری دارایی معلوم می شود که عمر مفید دارایی در حال پایان است و شرکت باید دارایی دیگری را در آینده نزدیک جایگزین آن نماید.
نکته: اگر اصلاحات پایان دوره مالی زیاد باشد، برای تهیه صورتهای مالی و ثبت عملیات پایان دوره مالی در دفاتر حسابداری از کاربرگ استفاده می شود. که در پستهای بعدی آنرا توضیح خواهم داد.
دومین فعالیت سیستم دفترکل ، تهیه وانتقال ثبت های اصلاحی به دفترکل پس از تهیه تراز آزمایشی اولیه است . ثبت های اصلاحی در پنج طبقه کلی قرار می گیرند :* ثبت اقلام تعهدی که نشان دهنده رویدادهای تحقق یافته است که هنوز بابت آن وجه نقدی دریافت یا پرداخت نشده است برای مثال ثبت هزینه های بهره تحقق یافته و یا درآمد های اجاره تحقق یافته نمونه ای از ثبت های اصلاحی اقلام تعهدی است .* اقلام انتقالی به دوره های آینده نیز نشان دهنده ی ثبت های انجام شده برای رویداد هایی که تحقق پیدا کرده اند اما بهای آن در دوره های قبل پرداخت شده ، صورت می گیرد . برای مثال به هنگام کردن پیش پرداخت ها . پیش دریافت ها از جمله اصلاحات اقلام انتقالی به دوره های آینده است .
* اقلام برآوردی شامل اصلاحاتی مانند هزینه های استهلاک ، هزینه مطالبات مشکوک الوصول و یا هزینه مالیات است * تجدید ارزیابی نیزثبت هایی را برای احتساب تغییرات در ارزش واقعی و ارزش دفتری ایجاد می کند . * اصلاح اشتباهات نیز نشان دهنده ثبت هایی است که آثار اشتباهات مشاهده شده در دفترکل را از بین می برد
تهدیدات و کنترل های انتقال ثبت های اصلاحی
آنچه در مرحله تهیه و انتقال ثبت های اصلاحی به دفتر کل به عنوان تهدید مطرح می شود ثبت های اصلاحی نامعتبر وغیر مجاز است . انجام چنین ثبت هایی موجب ارائه اطلاعات اشتباه در گزارش مالی و تصمیم گیری ضعیف می شود. استفاده از کنترل های مختلف پردازشی مانند کنترل های ویرایشی ، جمه های دسته ای ، محاسبه مجدد و بررسی اطلاعات قبل و پس از پردازش از جمله روش های کارامد برای ایجاد اطمینان از صحت پردازش ثبت های اصلاحی است . در مرحله انجام و انتقال ثبت های اصلاحی به دفتر کل نیز می توان از گزارش های کنترلی استفاده نمود. تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده یکی از کنترل های اطمینان بخش درباره صحت انجام فعالیت های این مرحله است.
برای افزایش شفافیت تهیه صورت های مالی و فرایند های صورت گرفته ایجاد یک زنجیره عطف مناسب ضروری است. بنابراین همانند سایر ثبت ها لازم است ثبت های اصلاحی به منظور ردیابی ثبت های صورت گرفته در فایل سند روزنامه ثبت شود. برای جلوگیری از ورود ثبت های اشتباه و نامعتبر توسط افراد غیر مجاز ضروری است از روش های مختلفی که برای کنترل دستیابی معرفی شده است استفاده شود.
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی
وبلاک تخصصی حسابداری
ثبت نام و عضویت میز کار