مقدمه ای بر سیستم گزارشگری و دفتر کل  

دفتر کل عبارتست از دفتری که حساب ها پس از طبقه بندی، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند . این حساب ها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارت ها و اوراق آزاد باشد . البته طبق قانون تجارت ایران، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل، مجاز نیست . دفتر کل بخشی از سیستم حسابداری است که جهت تهیه صورت های مالی و ترازنامه بوجود آمده است . دفتر کل جهت ثبت عملیات ( که از دیدگاه علم حسابداری دارای بار مالی است) با فواصل بیشتری نسبت به فاصله ثبت رویدادها در دفتر روزنامه ایجاد شده و بعنوان نمونه : حساب موجودی نقد (وجوه نقد) در یک سرفصل و از صفحه ۱ تا صفحه ... نوشته شده است و ترتیب نگارش حساب ها در دفتر نیز به همان ترتیبی است که حسابها در ترازنامه قرار می گیرند.

اگر چه حسابهای T برای آموزش و حل مسائل حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد اما نمی توان آن را به عنوان مدرک مالی برای ثبت معاملات و عملیات مالی موسسات ملاک عمل قرار دارد .در عمل موسسات بجای حسابهای T از فرم چاپی حساب که دارای سر فصل و ستون های متعددی است استفاده می کنند. معمولا دفاتری حاوی فرمهای چاپ شده حساب وجود دارد که در اصطلاح به آن دفتر کل می گویند. مجموعه حساب ها را می توان خارج از دفتر کل به شکل کارت یا اوراق آزاد در جزوه دان یا جعبه مخصوصی نگهداری کرد که این اوراق نیز در حکم دفتر کل است .در هر حال مجموعه حساب ها با هم دفتر کل را تشکیل می دهند. این دفتر مشتمل بر تمام حساب های یک موسسه است که در صورت های مالی منعکس می شود .

شماره گذاری صفحات دفتر کل از عدد یک شروع می شود و به ترتیب ادامه می یابد . برای هر حساب صفحه یا صفحاتی جداگانه در دفتر کل در نظر گرفته می شود .برای مثال ممکن است اولین صفحه دفتر کل به حساب صندوق اختصاص یابد و در این حساب افزایش و کاهش ناشی از معاملاتی که متضمن دریافت یا پرداخت وجه نقد است ثبت شود .برای حسابهایی نظیر صندوق و بانک که طی سال گردش زیاد تری دارند معمولا بیش از یک صفحه اختصاص می یابد .بنابراین این دفتر تمام معاملات و عملیات مالی را به منظور تهیه صورت های مالی طبقه بندی و تلخیص می کند و حاوی اطلاعات با ارزشی نظیر جمع فروش – جمع خرید – موجودی نقدی و جمع هر یک از انواع هزینه در پایان دوره است .حسابهای دفتر کل به ترتیبی که در صورت های مالی منعکس خواهند شد مرتب می شوند (یعنی دارائیها – بدهیها – درامدها و هزینه ها (.

دفتر کل و سیستم گزارشگری نقش مهمی در سیستم اطلاعاتی حسابداری یک شرکت ایفا می کند . یکی از وظایف اصلی آن گردآوری ،سازماندهی و طبقه بندی داده ها از منابع مختلف زیر است:
1- اطلاعات معاملات و رویداد های عادی فراهم شده از طیق سایر چرخه ها
2- اطلاعات فعالیت های تامین مالی و سرمایه گذاری ازقبیل انتشار یا باز خرید اوراق قرضه و یا سهام که معمولا این فعالیت دایره دایره خزانه داری شرکت انجام می شود
3- اطلاعات بودجه ای که توسط دایره بودجه تهیه می شود
4- ثبت های اصلاحی انجام شده توسط دایره حسابداری

اطلاعات مزبور پس از ثبت ، طبقه بندی و ذخیره باید برای تامین نیاز های اطلاعاتی استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی اماده شود. در شکل زیر نحوه ارتباط سیستم گزارشگری با سیستم ها و بخش های مختلف ترسیم شده است.

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی

دانشنامه آزاد ویکی پدیا