عملیات تولید  

روش انجام این فعالیت در شرکت‌های مختلف متفاوت است و بسته به نوع کالا از فناوری‌های مختلف می‌توان استفاده نمود. امروزه شاهد گسترش استفاده از فناوری‌های جدید در تولید کالاها هستیم، به کارگیری این فناوری‌های که شامل آدمواره ها و ماشین آلات تمام خودکار است، تولید یکپارچه رایانه ای نامیده می‌شود. تولید یکپارچه رایانه ای می‌تواند به شدت هزینه های تولید را کاهش دهد. دلیل این امر، کاهش نیروی انسانی، کاهش زمان تولید، کاهش ضایعات و افزایش بهره وری است.

اگرچه نیازی نیست که حسابداران در تمام جنبه های تولید یکپارچه مهارت داشته باشند، اما آشنایی آنان با چگونگی تأثیر روش تولید بر سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری، ضروری است. همچنین مشارکت حسابداران در طراحی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه که با عملیات تولید و تولید یکپارچه رایانه ای ادغام شده است، از اهمیت زیادی برخوردار است.

تهدیدها و کنترل های مرحله عملیات تولید:

مرحله تولید کالا نیز از حساسیت و اهمیت ویژه ای برخوردار است دار نتیجه با تهدیدهای بیشتری نیز مواجه است. قصور در ایجاد کنترل‌های مناسب در این چرخه تولیدی، می‌تواند موجب بروز تهدیدهای که هر یک هزینه های سنگینی را به سازمان تحمیل می‌کند، می‌شود.

سرقت موجودی کالا و سرقت دارایی‌های ثابت، از جمله مهم‌ترین تهدیدهای مرحله عملیات ساخت محسوب می‌شود. این تهدید علاوه بر از دست دادن منابع، موجب گزارش اشتباه موجودی‌های کالا و تجزیه و تحلیل‌های اشتباه می‌شود. همچنین این تهدید می‌تواند موجب ناتوانی شرکت در تولید به موقع کالاهای وارد درخواست می‌شود.

به منظور جلوگیری از سرقت موجودی‌های کالا و دارایی‌های ثابت و همچنین جلوگیری از آسیب رساندن به دارایی‌های ثابت، لازم است کنترل های دستیابی فیزیکی در مرحله تولید کالاها مستقر شود. ورود افراد با کارت‌های معتبر شناسایی، مجهز بودن درب‌ها به قفل‌های ضد سرقت و همچنین کنترل تمامی ورود و خروج‌ها با استفاده از دوربین‌های مداربسته از روش‌های کنترلی مناسبی است که می‌توان مورد استفاده قرار داد. کلیه نقل و انتقالات موجودی‌های کالا در دوایر مختلف نیز، باید مستند به اسناد و مدارک مثبت باشد. بنابراین، استفاده از فرم‌های مناسب مانند فرم درخواست مواد و فرم نقل و انتقال مواد در میان وایر مختلف ضروری است.

بهره گیری از فناوری‌های جدید مانند RFID در انبار، کار انبارگردانی را بسیار ساده کرده است، بنابراین به جای یک بار انبارگردانی در سال، می‌توان این کار را به تناوب در سال انجام داد.

در رابطه با جلوگیری از سرقت دارایی‌های ثابت نیز می‌توان از روش‌های پیشنهاد شده برای حفاظت موجودی کالا استفاده نمود. دارایی‌های ثابت نیز مانند موجودی‌های کالا نیاز به شمارش ادواری دارند. در واقع به منظور کشف دارایی‌های سرقت شده و یا آسیب دیده، لازم است دارایی‌های ثابت به صورت فیزیکی مورد بازبینی و شمارش قرار گرفته و با اطلاعات موجود در سیستم مطابقت داده شود. کمتر از واقع نشان دادن دارایی‌های ثابت موجب کاهش هزینه‌های استهلاک و افزایش هزینه مالیات شرکت می‌شود. در مقابل، بیشتر از واقع نشان دادن دارایی‌ها نیز موجب بروز مشکلاتی برای شرکت می‌شود. مسئولیت دارایی‌های ثابت هر دایره با مدیر همان دایره است، بنابراین مدیران دوایر باید درباره دارایی‌های ثابت تحت اختیارشان، پاسخگو باشند. استفاده از ابزارهای امنیتی مناسب برای کنترل دستیابی فیزیکی به دارایی‌های ثابت ضروری است. برای این منظور استفاده از برچسب RFID وسیله ای مناسب و با صرفه جهت مراقبت از دارایی‌های ثابت در محل استقرار آنها محسوبی می‌شود. نگه داری دقیق اطلاعات دارای های ثابت نیز مانعی برای بروز تهدید سرقت دارای ها است چنان چه هرگونه تغییر و نقل و انتقال در ثبات دارایی‌ها منوط به وجود مجوزهای معتبر باشد، دیگر این تهدید امکان بروز ندارد. کنار گذاری دارایی‌های ثابت باید پس از تصویب مقامات مجاز، به گونه ای مناسب مستند سازی شود. همچنین باید گزارشی از همه معاملات دارایی‌های ثابت، به صورت ادواری تهیه و در اختیار رئیسی حسابداری قرار گیرد. رئیسی حسابداری وظیفه دارد تا صدور صحیح مجوز معاملات مزبور را رسیدگی و اثبات کند.

عملکرد ضعیف تهدید دیگری در مرحله تولید کالا به شمار می رود. ناکارآمدی عملیات تولیدی، موجب افزایش هزینه های شرکت می‌شود و ممکن است موجب از دست دادن مشتریان و کاهش فروش های آتی شود. بنابراین دقت در میزان کارایی و کیفیت کالاهای تولید شده به منظور تداوم فعالیت شرکت امری ضروری است. آموزش کارمندان و کارگران درباره چگونگی روش‌های تولید و به کارگیری دستگاه‌های تولیدی می‌تواند از بسیاری از آسیب رسانی های غیرعمدی دارایی‌های ثابت جلوگیری کند. بنابراین ارائه آموزش‌های کافی و مناسب می‌تواند کارایی و اثربخشی را در مرحله تولید کالا افزایش دهد و در نتیجه بهره وری را بهبود بخشد. همان طور که اشاره شد، وجود ناکارآمدی در عملیات تولیدی می‌تواند منجر به تحمیل هزینه های غیرضروری به سازمان شود. بنابراین شناسایی ناکارآمدی ها و نقاط ضعف به منظور اصلاح ضروری است. در این زمینه بهره گیری از گزارش های عملکرد می‌تواند در فرآیند کنترل کیفیت و کارایی مفید باشد. هدف گزارش های کنترل کیفیت، حداقل کردن هزینه های غیرضروری با شناسایی نقاط ضعف است.

چهارمین تهدید در مرحله عملیات تولید، سرمایه گذاری غیر بهینه در دارایی‌های ثابت است. خرید غیرمجاز دارایی های ثابت موجب انجام سرمایه گذاری‌های غیر بهینه و اضافی، راکد شدن منابع سازمانی و کاهش سودآوری سازمان می‌شود. بنابراین استفاده از روش‌های کنترلی مناسب به منظور مقابله با این تهدید، ضروری است. تحصیلی دارایی‌های ثابت در زمره نوع خاصی از مخارج بوده، لذا کنترل های مورد استفاده در فرآیند خرید که در فصل قبل به آن اشاره شد، باید درباره خرید دارایی‌های ثابت نیز مورد استفاده قرار گیرد.

تهدید دیگر مطرح شده در این مرحله، خطر آتش سوزی و سایر بلایای طبیعی است که می‌تواند منجر به از بین رفتن دارایی‌های سازمان شود. به منظور مقابله با چنین تهدیدهایی، لازم است از روش‌های حفاظتی مناسب مانند وجود تهویه مناسب، سیستم اطفاء حریق، سیستم‌های هشداردهنده خطرات و سایر فناوری‌های نوین موجود استفاده نمود. خطر همواره در کمین است و وجود کنترل های مناسب قوی هم نمی‌تواند در زمینه پیشگیری از خطرات تضمینی کامل ارائه کند. بنابراین لازم است که پوشش‌های بیمه ای کافی برای جبران زیان‌ها و خطرات غیرقابل پیش بینی تهیه شود. فراهم کردن پوشش‌های بیمه ای این اطمینان خاطر را ایجاد می‌کند که در صورت وقوع حوادث، زیان‌های وارده جبران شده و دارایی‌های آسیب دیدہ جایگزین می‌گردند.

تهدید دیگری که عملیات تولیدی را با تهدید مواجه می‌سازد، توقف عملیات به دلیل بروز مشکلات مختلف مانند خرابی ماشین آلات، مشکلات مالی، عدم آموزش کافی درباره چگونگی تولید و مواردی از این قبیل است. در صورت استفاده از روش‌های مکانیزه تولید، کمتر شاهد بروز چنین تهدیدی خواهیم بود. با این حال بهره گیری از طرح‌های بازیابی خرابی و اجرای طرح‌های مقابله با بلایای طبیعی همیشه توصیه می‌شود.

منبع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مرادی