رسید و انبار کردن کالا  

در واقع این دایره وظیفه دارد که کالای رسیده را با سفارش های خریدی که از مرحله قبل دریافت کرده بود، مطابقت داده و چنان چه محموله رسیده همان محموله کالای درخواستی بوده باشد، پس از شمارش دقیق اجازه ورود آنهارا به انبار صادر کند. دایره رسید کالا برای انجام وظیفه خود نیاز به دو تصمیم گیری اساسی دارد:

1- پذیرش یک محموله

2- پذیرش محموله و بررسی و تایید کیفیت و کمیت کالاهای حمل شده

شمارش دقیق کالاها وظیفه دایره رسید کالا می باشد. بنابراین، مهمترین سندی که در این مرحله تهیه و تنظیم می شود، گزارش رسید کالا است.

امروزه با استفاده از فناوری های جدید مانند شناسایی خودکار از طریق امواج رادیویی و بارکد سرعت شمارش به طور چشمگیری افزایش یافته و بسیاری از خطاهای انسانی نیز در این زمینه حذف شده است.

با استفاده از سیستم های اطلاعاتی رایانه ای یکپارچه به محض ورود داده های مربوط به کالاها و مقادیر رسیده به انبار ، این داده ها با داده های فایل سفارش خرید مطابقت داده می شود و در صورت عدم تطبیق اجازه ورود کالاهای رسیده به انبار صادر نمی شود.

در هنگام بررسی و شمارش کالاهای رسیده ممکن است سه حالت احتمالی زیر پیش آید:

1.تفاوت در مقدار کالاهای سفارش داده شده و کالاهای رسیده به انبار

2.وجود کالاهای آسیب دیده در محموله دریافتی

3.تفاوت در کیفیت کالاهای درخواستی و کالاهای رسیده به انبار

در چنین مواردی دایره رسید کالا باید این موضوع را به دایره خرید کالا اعلام نماید؛ و این دایره خرید است که باید این مشکلات را با فروشنده حل نماید. اما در مورد کالاهای آسیب دیده و کیفیت پایین با فروشنده در رابطه با برگشت کالا و یا کاهش قیمت مذاکره می شودو در صورت موافقت فروشنده سندی به نام اعلامیه بدهکار در دو نسخه تنظیم می شود:

1-  به فروشنده ارسال می شود تا او اقدام به کاهش مانده حساب نماید

2- به دایره حساب های پرداختنی به منظور اصلاح مانده حساب.

امروزه فناوری اطلاعات به کمک کارگران و کارمندان دایره انبار نیز آمده است.استفاده از فناوری هایی مانند بارکد و RFID  نیاز به انجام کار سخت و خسته کننده شمارش کالا رااز بین برده است و با افزایش سرعت به حفظ کیفیت کالا نیز کمک می کند. به عنوان مثال چنانچه در گذشته در یک انبار مواد مصرفی فاسد شدنی برای شمارش کالا زمان زیادی صرف می شد امروزه با این فناوری ها می توان در عرض چند دقیقه تمامی محموله را شمارش کرد.

تصمیمات کلیدی و اطلاعات مورد نیاز(رسید و انبار)

اولین تصمیم بر اساس اطلاعات دریافتی از دایره خرید کالا گرفته می شود. به این معنی که وجود یک سفارش خرید معتبر ، نشان می دهد که محموله باید پذیرفته شود. این تصمیم بسیار مهم است زیرا پذیرش و دریافت کالای سفارش نشده باعث اتلاف وقت و فضای نگهداری اقلامی می شود که باید برگشت داده شوند.

بررسی و تایید کالای حمل شده بسیار مهم است زیرا شرکت باید مطمئن شود تنها بهای کالای واقعی دریافت شده را پرداخت کرده است.

شرکتها باید الزام هایی را برای شمارش صحیح ودقیق تمام محموله های دریافتی توسط کارکنان دایره رسید کالا تعیین کند. یکی از ابزارهای موثر ، الزام کارکنان به ثبت دقیق مقادیر کالای دریافت شده و امضای گزارش رسید کالا است ، که موجب تعهد کاری بیشتر می شود.

تهدیدها و کنترل های مرحله دریافت کالاها:

1- دریافت اقلام سفارش داده نشده

ملزم کردن کارمندان دایره رسید کالا به پذیرش کالاهایی که برگ سفارش خرید آنها را دریافت کرده اند.

2- بروز اشتباه در شمارش کالاهای دریافت شده

خالی گذاشتن ستون مربوط به تعداد کالاهای سفارش داده شده در برگ سفارش خرید

گرفتن تعهد از کارکنان دایره رسید کالا مبنی برشمارش دقیق موجودی کالا و یادآوری این نکته که در صورت کشف مغایرت های بعدی تامین خسارت بر عهده کارمندی است که کالا را تحویل گرفته است

3- مسئله نگهداری و حفاظت از این دارایی ها

برای جلوگیری از تهدید سرقت موجودی کالا، تفکیک وظایف دریافت کالا و حفاظت از موجودی کالا اهمیت ویژه ای دارد.

همچنین، به منظورجلوگیری از سرقت کالاها، باید دسترسی به کالاها و ورود و خروج به انبار محدود شود.

4- حصول اطمینان از دریافت واقعی خدمات

واگذار کردن چنین مسئولیتی به عهده دایره درخواست کننده

کنترل های بودجه ای و حسابرسی های داخلی

منبع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی