این موضوع که چه کالایی، در چه زمانی و به چه میزانی باید خریداری شود؛ از جمله تصمیمات کلیدی و اولین گام در چرخه مخارج و پرداخت های نقدی است.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
اگرچه گاهی اوقات درخواست خرید اولیه یا مجدد کالا توسط واحدهای مختلف شرکت یا از چرخه تولید یا به صورت سفارش های فاقد موجودی از چرخه درآمدها و دریافت های نقدی اعلام می شود، اما به طور طبیعی این درخواست باید توسط قسمت کنترل موجودی در دایره انبار گرفته شود. درهرحال درخواست خرید سندی است که درخواست کننده، شرح، مقدار، قیمت و کد کالا، تاریخ نیاز به کالا، محل تحویل و فروشنده پیشنهادی را تعیین می کند.
دومین گام در چرخه مخارج و پرداخت های نقدی، سفارش دادن کالای مورد نیاز و خرید آن و سپس دریافت، نگهداری و در نهایت توزیع کالای خریداری شده بین واحدهای درخواست کننده است. فعالیت خرید معمولا توسط مامور خرید در دایره خرید انجام می شود. نقطه شروع این فرآیند، دریافت روزانه فرمهای مصوب درخواست خرید می باشد. مهمترین تصمیم در فعالیت خرید، انتخاب فروشنده است که هنگام اتخاذ آن باید به عوامل قیمت، کیفیت و اطمینان از دریافت کالا توجه شود. این عوامل به اعتماد شرکت به فروشنده بستگی دارد بنابراین بررسی سوابق و صلاحیت فروشنده یک عنصر حیاتی است. علاوه براین، باید لیستی از فروشندگان بالقوه تهیه شود تا درصورتی که فروشنده اصلی قادر به ارائه کالای مورد نظر نباشد؛ بلافاصله فروشنده بعدی انتخاب گردد. فعالیت اصلی بعدی، دریافت و انبار کردن کالای خریداری شده است. مسئولیت دریافت برعهده دایره رسید کالا و مسئولیت نگهداری برعهده دایره نگهداری کالا است. این دوایر زیر نظر مدیر انبار فعالیت می کنند. دایره رسید کالا دو مسئولیت مهم شامل تصمیم گیری در مورد پذیرش یک محموله و بررسی و تایید کیفیت و کمیت کالا را برعهده دارد. این مسئولیتها بسیار مهم هستند زیرا اولا پذیرش کالای سفارش نشده باعث اتلاف وقت و فضای انبارمی شود و ثانیا شرکت باید اطمینان یابد که تنها بهای کالای سالم و واقعی دریافت شده را پرداخت و اطلاعات موجودیهای خود را به صورت صحیح بهنگام می کند. بنابراین دایره رسید کالا باید ضمن بررسی فرم های مربوطه، تک تک اقلام را پیش از انتقال به انبار به دقت از نظر کیفیت بازرسی و از نظر کمیت شمارش کند. با انتقال کالا به انبار، دایره نگهداری کالا مقدار اقلام وارد شده را تایید می کند. سند و مدرک اصلی در فرآیند دریافت کالا٬ فرم رسید انبار است. این فرم جزییات هر محموله مانند تاریخ دریافت، تعداد، شرح و کد کالاهای دریافت شده، موسسه حمل کننده، فروشنده و شماره درخواست خرید را مستند می سازد. نسخه ای از فرم رسید انبار جهت تصویب صورتحساب فروشنده برای دایره حسابهای پرداختنی ارسال و نسخه دیگر آن در دایره رسید کالا بایگانی می شود. سپس، کالای خریداری شده با صدور فرم حواله انبار و اخذ رسید، به واحد درخواست کننده تحویل داده می شود.
خرید کالا و خدمات باید توسط دوایر مختلفی که به کالا و خدمات نیاز دارند، به چرخه مخارج اعلام شود.معمولا ارائه درخواست های خرید بر عهده دایره انبار است. در سیستم های اطلاعاتی حسابداری یکپارچه، در صورت رسیدن تعداد موجودی کالا در انبار به نقطه سفارش مجدد، به صورت خودکار برگ سفارش خرید تکمیل و برای دایره خرید ارسال می شود.برگ درخواست خرید، سندی است که طی آن کالاهای مورد درخواست و تعداد مورد نیاز،زمان نیاز به این کالا و واحد درخواست کننده را مشخص می کند.
ارسال درخواست های الکترونیکی، کاهش زمان انجام و تصویب درخواست ها را در پی دارد. همچنین با استفاده از این روش ها هزینه های چاپ و استفاده از کاغذ و هزینه های ذخیره سازی و بایگانی اسنادو کدارک نیز کاهش می یابد. استفاده از سیستم های یکپارچه و خودکار سازی فرآیند ارسال ذرخواست کالا موجب افزایش کارایی و کاهش زمان در انجام این درخواست می شود.
به عبارت دیگر استفاده از این فناوری ها صحت و دقت داده ها را تضمین می نماید واین موضوع موجب می شود که تنها برای مواد و کالاهایی که به آنها نیاز داریم و واقعا در انبار وجود ندارند،درخواست خرید صادر می شود.
پس از دریافت درخواست خرید از دوایر مختلف، این دایره خرید است که باید اقدام به سفارش و خرید کالا های مورد درخواست نماید. دایره خرید باید فروشنده مناسب را با در نظر گرفتن قیمت، کیفیت و اطمینان از تحویل به موقع کالا انتخاب نماید.
پس از انتخاب فروشنده لازم است که فرم سفارش خرید تکمیل شوند. سفارش خرید سندی است که براساس آن از یک فروشنده به صورت رسمی درخواست کالاهای معین و به قیمت تعیین شده مطرح می شود؛ و در صورت پذیرش آن توسط فروشنده این سند به عنوان یک قرارداد بین خریدار و فروشنده تلقی می شود. سفارش خرید در پنج نسخه چاپ می شود .
پس از امضای سفارش های خرید تهیه شده، نسخه اصلی آن برای فروشنده ارسال می شود و مابقی نسخه ها به ترتیب برای دایره رسید کالا، دایره حساب های پرداختی و دایره درخواست کننده ارسال می شود.نسخه آخر به منظور بایگانی در دایره خرید نگه داری می شود.
استفاده از روش هایی که سرعت در پردازش درخواست های خرید و انجام سفارش ها را افزایش می دهد، منجر به افزایش کارایی و اثر بخشی فعالیت های انجام شده در این مرحله می شود. استفاده از اینترنت برای ارائه سفارش ها یکی از این روش ها می باشد.همچنین استفاده از مبادله الکترونیکی داده، نیاز به چاپ و ارسال اسناد کاغذی را حذف می نماید.
تهدیدها و کنترل های مرحله سفارش خرید:
1- سوابق نادرستی از میزان موجودی های در دسترس وجود داشته باشد.
راه کنترلی استفاده از یک سیستم ثبت دائمی است، که به صورت کاملا دقیق بتواند موجودی کالای درانبار را در هر لحظه بیان کند. واستفاده از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه میتواند به این امرکمک کند.
استفاده از فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی نیز میتواند مانع بروز این تهدید شود.
2- خرید اقلام غیر ضروری
راه کنترلی استفاده از سیستم نگهداری دائمی حساب موجودی کالا
رسیدگی و بازبینی خرید توسط سرپرست هر بخش
3- خرید کالا به قیمت بالا
راه کنترلی:
استفاده از فهرست قیمت
برگزاری مناقصه
بررسی دقیق سفارش های خرید
بودجه بندی مناسب
4- خرید کالا با کیفیت پایین
راه کنترلی تهیه فهرست فروشندگان و تحلیل عملکرد آنان، میتواند اطلاعات مفیدی را درباره کیفیت کالاهای دریافت شده به ما بدهد.
5- خرید کالا از فروشندگان غیرمجاز
راه کنترلی نظارت بر لیست فروشندگان مجاز و ایجادتغییرات توسط کارمندان مجاز میتواند مانع وارد کردن نام فروشندگان غیرمجاز دراین لیست شود.
6- دریافت رشوه توسط ماموران خرید
ملزم کردن ماموران خرید به امضا بیانیه تضاد منافع
آموزش کارمندان در خصوص نحوه برخورد باپیشنهادهای ارائه شده از سوی فروشندگان
آگاهی دادن به کارمندان درباره عواقب پذیرش این پیشنهادها
چرخش شغلی و مرخصی های اجباری
استقرار کنترل های پیش گیرانه ویا کنترل های کشف کننده مانند حسابرسی فروشندگان
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مرادی
تالار تخصصی حسابداری
ثبت نام و عضویت میز کار