یکی از وظایف اساسی سیستم اطلاعاتی حسابداری پشتیبانی اثر بخش از عملکرد فعالیت های تجاری شرکت از طریق پردازش کارامد داده های معاملات و رویدادهای تجاری آن است.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
چرخه پرداخت شامل مجموعه ای از فعالیت های متناوب و فرآیند پردازش داده های مربوط به خرید انواع مواد اولیه، کالاها، خدمات، ملزومات، دارایی های ثابت و سایر دارایی ها و همچنین پرداخت بهای آن ها است. همچنین این چرخه در زمینه هایی مانند زمان و مقدار سفارش اولیه یا مجدد کالای مورد نیاز، عملکرد فروشندگان مانند تحویل به موقع و کیفیت، صحت صورتحساب های فروشندگان، امکان استفاده از تخفیفات نقدی خرید، پیش بینی پرداخت های نقدی و کارآیی دایره خرید اطلاعاتی را فراهم می نماید. تهیه این گونه اطلاعات، نیازمند گردآوری داده های مالی و عملیاتی، مبادله برون سازمانی داده ها بین شرکت با فروشندگان و مبادله درون سازمانی داده ها بین چرخه مزبور با سایر چرخه ها، به ویژه چرخه تولید و چرخه درآمدها و دریافت های نقدی است تا در نهایت اطلاعات لازم برای ثبت در دفاتر و انعکاس در صورتهای مالی و گزارشهای عملکرد فراهم گردد. از آنجا که در چرخه مخارج و پرداختهای نقدی هر شرکتی تهدیدهای بالقوه ای مانند عدم وجود یا کسری موجودی ها، خرید غیرضروری یا در حجم بسیار زیاد، خرید با قیمت بالا، خرید با کیفیت پایین، خرید از فروشندگان غیرمجاز، دریافت رشوه توسط مامور خرید، دریافت کالای سفارش داده نشده، اشتباه در سفارش کالای دریافت شده، سرقت موجودی ها، اختلاس وجوه نقد با پرداخت به فروشندگان ساختگی یا از طریق دستکاری چک ها، اشتباه در صورتحساب های فروشندگان، پرداخت بهای کالای دریافت نشده، پرداخت دوباره بهای یک صورتحساب، عدم استفاده از تخفیف نقدی، از بین رفتن داده ها و اشتباه در ثبت و انتقال خریدها، موجودی ها و پرداخت ها با آثاری برحسب مورد شامل توقف تولید، کاهش فروش، افزایش هزینه ها، از دست دادن دارایی ها، مشکلات نقدینگی، از بین رفتن اطلاعات محرمانه و اشتباه بودن صورت های مالی و به تبع آن تصمیم گیری های غلط وجود دارد؛ لذا اطلاع صحیح و به موقع از نیازهای شرکت، وضعیت موجودی ها و وضعیت فروشندگان برای مدیریت اثربخش این چرخه حیاتی بوده و با روش های کنترلی مناسب مانند سیستم دایمی موجودی ها، تجزیه و تحلیل عملکرد فروشندگان، خرید از فروشندگان مصوب، ممنوعیت دریافت هدیه از فروشندگان، بررسی دقیق و تصویب تمام درخواست های خرید، طراحی فرم های دارای شماره سریال چاپی، تهیه لیست قیمت برای تطبیق، درخواست شرکت در مناقصه برای خریدهای عمده، الزام به شمارش همه اقلام محموله های دریافتی، کنترلهای دسترسی فیزیکی به داراییها، مستندسازی نقل و انتقالهای داخلی موجودیها، شمارش فیزیکی ادواری موجودی ها، کنترل صورتحسابهای فروشندگان، تطبیق صورتحساب فروشنده با فرم های مربوطه، الزام به وجود مدارک پشتیبان برای هر پرداخت، پرداخت بهای نسخه های اصلی صورتحساب فروش و مستندات مربوط به آن، کنترل ورود داده ها به سیستم، پرداخت بهای تمام خریدها از طریق چک، محدود کردن دسترسی به وجوه نقد، چک های سفید و ماشین امضای چک، پرفراژ کردن مبلغ بر روی چک، تفکیک صحیح وظایف، تهیه صورت مغایرت بانکی، کنترل های دسترسی به سیستم، ایجاد نسخه های پشتیبان و بازیابی سیستم، تهیه و بررسی گزارش های عملکرد سیستم و کنترل های بودجه ای می توان این تهدیدها را بی اثر نمود.
هدف اصلی چرخه مخارج، به حداقل رساندن مجموع هزینه های خرید و نگه داری موجودی کالا، ملزومات و خدمات گوناگونی است که سازمان برای انجام عملیات خود بدان نیاز دارد. برای رسیدن به این هدف، تشریح فعالیت های مختلف انجام شده در این چرخه لازم می باشد؛زیرا درک صحیح انجام هر یک از این فعالیت و کارکرد آنان در برنامه ریزی وتصمیم گیری برای انجام کارا و اثربخش آنان موثر است.
به طور کلی در چرخه مخارج شاهد انجام چهار فعالیت اصلی هستیم که عبارتند از :
1. سفارش مواد، ملزومات و خدمات
2. دریافت مواد، ملزومات و خدمات
3. تصویب صورتحساب های فروشندگان کالا و خدمات
4. پرداخت های نقدی
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی
تالار تخصصی حسابداری
ثبت نام و عضویت میز کار