اهمیت فرایندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر ودائمی با تمامی بخش های سازمان از جمله خرید، مالی ، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
چنین ارتباط هایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط وواسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می کند. علاوه بر بخش ها، فرایندهای بسیاری نیز درسازمان ها و به ویژه در سازمان های مجری پروژه ها، به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.
امروزه با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه تکنولوژی اطلاعات، ماهیت عرضه وخرید به سرعت در حال تغییر است و جامعه و سازمان ها به صورت روزافزون تأثیر رقابت های شدید، فعالیت های تجاری جدید، کیفیت، طراحی محصول و فرایندها، تمرکز و غیر متمرکز بودن، نوآوری، اطمینان از عرضه بلندمدت محصول و ... را مشاهده می کند.
از سوی دیگر، مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه حل جامع، منظم وسیستماتیک است که به یکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران، یعنی فرایندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل دقیق تر فرایند خرید می انجامد/ فرایندهای به کارگرفته شده در مدیریت خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرایندهای خرید و تدارکات و بهینه سازی تعاملات و ارتباط های تجاری در محدوده درونی و برونی سازمان را با هدف بهینه سازی رابطه سازمان با ارائه کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن می سازد. هدف نهایی از مدیریت خرید و تدارکات پروژه، به پایان رساندن و تحویل به موقع و کیفی طرح است.
موفقیت در اجرای صحیح مدیریت خرید در گرو بررسی دقیق عوامل و متغیرهای زیر می باشد:
الف) چه چیزی: قبل از هر اقدام عملی برای خرید، لازم است مشخصات و نوع کالایی که باید خریداری شود، مشخص گردد که اینکار از طریق بررسی و کسب نظرات شفاهی یا مکتوب واحد یا واحدهای درخواست کننده و نیز سایر واحدهایی که بطور مستقیم درگیر با کالاهای مذکور هستند از قبیل واحدهای تولید، بازاریابی، فروش و ... صورت می پذیرد.
ب) چه زمانی: موفقیت در امر خرید تا حدود زیادی به مناسب بودن زمان خرید بستگی دارد، از این رو باید زمان دقیقی که کالا باید خریداری و در اختیار واحدهای درخواست کننده قرار گیرد و نیز فواصل زمانی خریدهای فعلی و آتی سازمان، برای مدیران خرید و کارپردازان سازمان، مشخص گردد.
ج) چه منبعی : واحدهای خرید معمولاً بدنبال یافتن منابع مطمئن و قابل اعتمادی برای خریدهای خود می باشند و این موضوع از حساسیت خاصی برای سازمان برخوردار است زیرا علاوه بر تأثیر مستقیمی که بر فرآیند خرید و متغیرهای آن مثل قیمت و کیفیت دارد، در کاهش هزینه های زمانی و حتی قیمت و کیفیت و ...(در خریدهای آتی سازمان بعنوان یک مزیت نسبی)نیز نقش دارد. بر همین مبنا سازمانها تلاش می کنند منبعی مناسب برای خریدهای مداوم و تکراری خود انتخاب نمایند.
توجه به هر کدام از عوامل موفق به هنگام خرید، مستلزم کنکاش و پاسخگویی به سوالات و متغیرهای دیگری است که در بخش های بعدی مورد بررسی بیشتر قرار می گیرند.
تحقق خرید مطلوب در سازمان مستلزم بکارگیری یکسری اصول و دستورات است که آن ها را با نام بایسته های مدیریت خرید موفق می نامیم.
برخی از این بایسته ها و اصول عبارتند از:
1- حصول اطمینان از جریان مستمر و منظم مواد و کالای مورد نیاز به درون سازمان: بعنوان یک اصل بسیار اساسی باید تأکید نمود که تحت هیچ شرایطی سازمان نباید با کمبود کالا و تجهیزات مواجه شود. این تأکید بدلیل هزینه های بسیار بالایی است که نبود و یا کمبود کالا و مواد برای سازمان در پی خواهد داشت. برخی از این هزینه شامل موارد ذیل می باشند.
بر این اساس، سازمانها اقدام به برنامه ریزی های مختلفی جهت اطمینان از جریان منظم کالا به سازمان می نمایند.
2- پرهیز از انباشت بیش از حد موجودی کالا و مواد در انبار: تأکید زیاد بر اصل فوق به معنای انباشته کردن کالای مازاد سازمان نیست بلکه باید از طریق برآوردهای دقیق و انتخاب منابع مطمئن، علاوه بر تأمین به موقع کالا، از انباشت کالا در انبارهای سازمان و هزینه های ناشی از آن مانند رکود سرمایه، وارد شدن خسارت به محصولات، هزینه های نگهداری و ... نیز جلوگیری بعمل آورد.
3- ایجاد روابط مناسب با عرضه کنندگان واجد صلاحیت و تلاش برای حفظ آن: به منظور کاهش برخی هزینه ها، از جمله هزینه های مربوط به یافتن عرضه کنندگان جدید و کسب اطمینان از عملکرد آنها، برخورداری از مزایای ارتباط دائم با یک فروشنده مثل دریافت تخفیفات، ایجاد ا عتماد متقابل و غیره، باید تلاش نموده تا ضمن یافتن عرضه کننده مناسب، روابط بلند مدتی با وی برقرار نماید.
4- یافتن منابع جایگزین و عدم اتکا به یک مشتری خاص: داشتن روابط مداوم با عرضه کنندگان به معنی ارتباط با یک عرضه کننده و انجام تمام خریدها از یک منبع نیست بلکه سازمان باید برای پرهیز از وابستگی شدید به یک فروشنده، خریدهای خود را از دو یا چند فروشنده انجام دهد و به اصطلاح همه گزینه ها را در روی میز داشته باشد».
5- کسب آگاهی از روند بازار و تحولات آن: کسب اطلاعات در مورد عرضه کنندگان مختلف و شرایط و امکانات هر کدام از آنها، تکنولوژی موجود در بازار و تغییرات آن، قیمت و نوسانات آن در بازارهای محلی، ملی و بین المللی و موارد مشابه از جمله موارد ضروری برای حفظ موقعیت رقابت پذیری سازمان می باشند.
6- همکاری و هماهنگی با سایر بخش های سازمان: داشتن نگرش سیستمی برای مدیران خرید امری اجتناب ناپذیر است زیرا فعالیت های واحد خرید از یکسو نیازمند پشتیبانی و حمایت سایر واحدها و از سوی دیگر موثر بر عملکرد سایر واحدهای موسسه و عملکرد کلی سازمان می باشد، لذا برقراری ارتباط مدام با سایر بخش های سازمان و جریان مداوم اطلاعات بین واحد خرید و دیگر واحدها در موفقیت خرید بسیار موثر است.
7- اولویت بندی فاکتورهای موثر در خرید و پرهیز از تفکر یک بعدی در خرید: در انتخاب منبع خرید کالا نباید تنها به یک عامل خاص مثل کیفیت یا قیمت تأکید نمود بلکه باید با اولویت بندی عوامل موثر، ترکیب بهینه ای از این عوامل را در نظر گرفت. لازم به ذکر است که این اولویت بندی، برای سازمان های مختلف و یا حتی برای یک سازمان خاص در شرایط و زمانهای مختلف و برای کالاهای مختلف آن، متفاوت می باشد.
8- استخدام و آموزش کارکنان مناسب: رعایت نکا ت فوق و اجرای درست آنها و دستیابی به اهداف مورد نظر، فقط در صورت داشتن نیروی انسانی متعهد، متخصص و آموزش دیده ممکن است و اگر در این امر کوتاهی بعمل آید، دقت در سایر عوامل ما را به اهداف مورد نظر نخواهد رساند، لذا انتخاب و استخدام افرادی که شایستگی حرفه ای و اخلاقی برای این شغل را داشته باشند موضوع مهمی است که باید بطور جدی از سوی مدیریت پیگیری شود.
9- ایجاد انگیزه در کارکنان: با توجه به دشواری ها و نیز حساسیت خاصی که شغل خرید دارد، باید انگیزه های لازم از قبیل جبران خدمات، پاداش، ارتقاء و ... برای کارکنان این بخش ایجاد شود.
10- کنترل فعالیت های خرید: بدلیل اهمیت و نقش موثری که فرآیند خرید و اجرای صحیح آن بر عملکرد کلی شرکت دارد لاز است این فعالیت ها به نحو منطقی از سوی مدیریت سازمان مورد نظارت قرار گیرد.
چرخه مخارج، مجموعه فعالیت هایی است که رویدادهای خرید و پرداخت بهای آن را پردازش می نماید. چنان چه این چرخه به صورت کارآمدی طراحی شده باشد، شاهد افزایش فروش و رشد شرکت خواهیم بود.
برای مثال تولید کالا با استفاده از مواد با کیفیت موجب افزایش فروش و افزایش درآمد شرکت می شود. چرخه مخارج با چرخه های مختلفی از جمله درآمد، تولید، کنترل موجودی ها، دوایر مختلف، خرید و دریافت کالا و نهایتا"سیستم دفتر کل در ارتباط است.این چرخه دارای ارتباطات زیادی است که مبادله اصلی اطلاعات با فروشندگان است.
چرخه مخارج پس از دریافت درخواست های خرید از دوایر مختلف، برای سفارش های فاقد موجودی، اقدام به ارسال سفارش خرید به فروشندگان می نماید. در صورت تصویب سفارش خرید، فروشنده اقدام به ارسال کالا و خدمات برای چرخه مخارج می نماید و متعاقبا" صورتحساب را برای این چرخه ارسال می نماید.پس از رسیدن کالاها این چرخه اقدام به ارسال کالاهای مورد درخواست برای دوایر مختلف می نماید. در نهایت داده های مربوط به خریدهای صورت گرفته و پرداخت ها را به سیستم دفترداری و گزارشگری ارسال می نماید.این مراحل به ترتیب صورت نمی گیرد و با استفاده از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه بسیاری از این فعالیت ها به صورت همزمان با یکدیگر روی می دهد.
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی
دانشکده علوم انسانی استان اصفهان
ثبت نام و عضویت میز کار
