اگرچه دفتر داری لازمه حسابداری است اما دفتر دار تنها کار تحریر دفاتر و تهیه صورت حساب ها را به عهده دارد و لیکن در حسابداری موضوعاتی نظیر شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات مد نظر می باشد و یک حسابدار باید بتواند وقایع پیچیده اقتصادی را تجزیه و تحلیل نماید پس باید نتیجه بگیریم که هر کس که در بخش حسابداری کار کند و به نوعی فقط در نوشتن دفاتر بدون داشتن قدرت تجزیه و تحلیل های مالی کاری انجام دهد حسابدار نخواهد بود.
یکی از نقش های اصلی دفتر کل و سیستم گزارش گری جمع آوری و سازمان دادن اطلاعات است که شامل موارد زیر می باشد:
هر شرکت پس از تاسیس طبق قانون ملزم است نسبت به پلمپ یک عدد دفتر کل و یک عدد دفتر روزنامه از طریق دفاتر پستی اقدام کرده و سپس کلیه تراکنشهای مالی خود را در طول سال مالی در این دفاتر وارد کند.
این مر حله در پایان دوره مالی و به منظور اصلاح، تعدیل و به تاریخ روز رساندن مدارک حسابداری انجام می گیرد.
تهیه صورت های مالی یکی از مهمترین وظایف حسابداران است، بنابراین به منظور حصول اطمینان از صحت اقلام مندرج درآن ها، باید بررسی های مکرر با دقت کافی انجام گیرد.
غالب تصمیمهای مدیران و مسئولان سازمانها و مؤسسات برمبنای گزارشهایی است که از قسمتهای مختلف دریافت میدارند و نحوهی تهیه و ارائهی گزارشها، در قضاوتها، عملیات، سرمایه گذاریها، هزینهها، استخدامها، خط مشیها، روشها، تشویقها، توبیخها و به طور کلی در سرنوشت حال و آیندهی آن سازمانها و مؤسسات تأثیرگذار میباشد،