در محیط امروز، تکنولوژی و نیازهای مشتریان دائما در حال تغییر می باشند، در نتیجه شناسایی نیازهای مشتری و برآورده نمودن آن ها در کوتاهترین زمان ممکن، با کمترین هزینه و بالاترین کیفیت از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و سهم بسزایی در موفقیت و بقا شرکت ها دارد.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
برای برخورد موثر با چنین شرایطی رویکردهای مدیریتی جدید و همزمان با آن، سیستم های اطلاعاتی مناسبی که بتواند این رویکردهای جدید را پشتیبانی نماید درطول زمان توسعه یافته و بکارگرفته شده اند که در ادامه روند توسعه سیستم های اطلاعاتی در این زمینه، مورد بررسی قرار می گیرند. در فرایند ارضای سفارشات ، سه حوزه اصلی بازاریابی، تدارکات و تولید درگیر هستند که در هر یک از این حوزه ها، سیستم های اطلاعاتی نقش مهمی را ایفا می کند . برای مثال سیستم اطلاعات مدیریت بازاریابی، برنامه های کاربردی از قبیل پیش بینی تقاضا و مدیریت سفارشات مشتری را شامل می شود . سیستم اطلاعات مدیریت تدارکات، مدیریت عرضه کنندگان و سفارشات خرید را در بر می گیرد و نهایتا سیستم اطلاعات مدیریت تولید ، اطلاعاتی در مورد ردیابی محصولات و قطعات و منابع مورد نیاز برای تولید را شامل می شود . نکته مهمی که در واقعیت با آن روبرو هستیم آن است که دو یا بیش از دو بخش از این حوزه های وظیفه ای نیازمند تسهیم و به اشتراک گذاری اطلاعات با یکدیگرهستند . برای مثال اطلاعات در مورد سفارشات تولید و موجودی های جاری بطور همزمان بوسیله بخش های بازاریابی ، تدارکات و تولید مورد استفاده قرار می گیرند . در این حالت اگر هر بخش کار خود را با سیاست مستقل و جداگانه ای دنبال کند ، اهداف کلی و کلان سازمان کمرنگ شده و مدیران ارشد و اجرایی سازمان نمی توانند گزارشات مختلف از عملکرد و وظایف متعدد سازمان خود را بطور یکجا و مرتبط با هم مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند . بنابراین به راه حلی نیاز است تا وظایف و فرآیندهای مختلف در یک سازمان را بصورت یکپارچه و به شکل زنجیرهای واحد تبدیل کند . در نتیجه مدیران قادر خواهند بود با استفاده از داده های بدست آمده از کل سازمان در زمان مناسب و به موقع تصمیم گیری های لازم را انجام دهند . استفاده از این روش برای مشتریان نیز موجب کاهش زمان و هزینه دستیابی به کالا و خدمات مورد نیازشان می گردد . در عمل توانایی و قابلیت سیستم های اطلاعاتی سنتی برای پشتیبانی از سفارشات پویا و یکپارچه کافی نمی باشد، از طرف دیگر مشکل دوباره کاری در ورود داده یکسان به این سیستم ها توسط بخشهای مختلف وجود دارد . در نتیجه ، این امر تلاش ها را در جهت ایجاد یک سیستم اطلاعات مدیریت یکپارچه سوق داد . این سیستم ها بطور ایده آل نه فقط برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری بلکه بعنوان ابزاری ارتباطی بین اعضای حوزه های مختلف کاری سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. اولین تلاشی که برای دستیابی به این نیاز صورت پذیرفت در قالب یک گروه از نرم افزارها به نام پردازنده های صورت مواد (BOMPs ) بود که به منظور استفاده بهینه از مواد ، تجهیزات و نیروی انسانی مورد استفاده قرار می گرفت . روش کار در این برنامه ها بدین صورت بود که مقدار مورد نیاز محصول به همراه اجزاء و قطعات مورد نیاز برای تولید آن محصول به سیستم وارد می شد و سیستم می توانست بر اساس آن ، همه مواد مورد نیاز برای تولید آن مقدار محصول را محاسبه و ارائه کند . بر اساس این نتایج ، پرسنل تدارکات قادر بودند برای خرید و تدارک مواد مورد نیاز ، برنامه ریزی لازم را بعمل آورند . ولی مشکل عمده ای که این نرم افزارها داشت آن بود که مقادیر مواد و قطعات موجود در خط تولید و یا مقادیر موجودی مانده در انبار که از تولیدهای قبلی باقی مانده بود را در نظر نمی گرفت ، بنابراین میزان موجودی انبار به مقدار قابل توجهی افزایش می یافت .
از سوی دیگر زمان تاخیر در سفارش مواد و تهیه آن نیز در محاسبات مد نظر قرار نمی گرفت . بنابراین سعی در تولید نرم افزارهایی برای کنترل موجودی انبار گسترش یافت و توجه مدیران به سمت سیستم های برنامه ریزی نیازمندی های مواد (MRP )سوق یافت . در این دیدگاه جدید که شکل پیشرفته BOMPs بود ، با در دست داشتن اطلاعات لازم در مورد میزان تقاضا برای محصولات و همچنین ساختار محصولات مورد نیاز می توان به راحتی مقدار مورد تقاضا برای هر محصول و اجزای آن را محاسبه کرد و این کار باعث کاهش خطای موجود در زمان پیش بینی میگردد . در این روش، مشکلات موجود در نرم افزارهای پردازشگر صورت مواد نیز حل شده بود . به عبارت دیگر این سیستم، میزان موجودی در گردش و زمان تهیه مواد را نیز در نظر می گرفت و بر این اساس برنامه زمانبندی شده ای برای خرید و تولید مواد ارائه می داد .سیستم های MRP اولیه که با I MRP شناخته می شدند اطلاعات بازاریابی موجود در برنامه کلان تولید (MPS )را با اطلاعات مربوط به سطوح جاری موجودی ها و سفارشات تولید ، خرید ، اطلاعات تکنولوژیک در مورد ساختار محصول و فرایندهای تولید آن محصول ترکیب می نمودند . نتایج بدست آمده از این سیستم به این صورت خواهد بود که از هر قطعه ، ماده اولیه ، محصول و ... چه میزان خریداری ، تولید و یا مونتاژ شود و چه موقع سفارش خرید یا تولید صادر گردد. بعدها سیستم برنامه ریزی نیازمندی های مواد برای سازمان های خدماتی نیز طراحی و مورد استفاده قرار گرفت. با گذشت زمان قابلیت های جدیدتری به این سیستم ها اضافه شد که از آن جمله میتوان به ماژولهای برنامه ریزی ظرفیت و کنترل سطح کارخانه اشاره نمود . در نیمه دوم دهه 1980 میلادی، سیستم II MRP که شکل توسعه یافته MRP بود توسط شخصی بهنام اولیور وایت ارائه شد . در این سیستم علاوه بر اطلاعات مواد مورد نیاز ، برای سایر منابع از جمله ماشین آلات و تجهیزات ، پرسنل ، ابزار ، ظرفیت انبار و... نیز برنامه ریزی انجام میشد . این سیستم علاوه بر دارا بودن خصوصیات و توانمندی های MRP ،امکانات پیشرفته تری از جمله کنترل و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و برنامه ریزی بازاریابی را نیز شامل می شد، بدین ترتیب به رهوری منابع و کارایی سازمان به شکل چشمگیری افزایش یافت . با گذشت زمان ، عملیات مربوط به برنامه ریزی توزیع نیز در مجموعه نرم افزارهای II MRP به نام DRP وارد شد و بصورت یکپارچه ای با عملیات تولید مرتبط گردید .
در ادامه تکامل MRPوII MRP ، سیستم های ERP طراحی شدند که در ابتدا فقط برای شرکت های تولیدی کاربرد داشت ولی از آنجا که هدف این سیستم ها یکپارچه سازی همه فرآیندهای اصلی سازمانی بصورت واحد بود، امروزه این سیستم ها همه فرآیندهای موجود در سازمان را در برمی گیرند.گروه گارتنر بعنوان ابداع کننده این واژه بصورت نسل جدیدی از سیستم هایII MRP در دهه 1990 شناخته می شود. راسل وتیلور این سیستم ها را بعنوان نسل جدید سیستمهای II MRP همراه با مدیریت پایگاه های داده رابطه ای (RDBM )و معماری مبتنی بر Server/Client ورابط کاربر گرافیکی(GUI(دانسته اند. بطور کلی از اوایل دهه 1960 که استفاده از کامپیوترها بطور گسترده در فرایندهای تجاری افزایش یافت از این کامپیوترها برای اتوماتیک کردن وظایف ساده و معمولی تجاری استفاده میشد. در آن زمان در هر شرکت ، نرم افزارهای مورد استفاده بر حسب نیاز آن شرکت توسط متخصصان بخش سیستم های اطلاعاتی ، تهیه و برنامه نویسی می شد . بنابراین هر شرکتی نرم افزارهای کاربردی تجاری از قبیل حقوق ، حسابداری ، انبارو... مخصوص به خود را دارا بود ولی از آنجا که این متخصصان سابقه کارهای تجاری و مالی را دارا نبودند ، اغلب ، نرم افزارهای تولید شده نمی توانست جوابگوی نیازهای شرکت ها به نحو مطلوب و بهینه باشد . بنابراین در دهه 1970 بعضی از مشاوران و برنامه نویسان کامپیوتر به فکر ارائه راهکار بهتری افتادند تا از این طریق بتوانند نرم افزارهای مورد نیاز شرکت های تجاری را نه بصورت خاص و ویژه برای هر شرکت بلکه بصورت نرم افزاری استاندارد ارائه کنند . از این طریق شرکت ها نیاز به اختراع دوباره چرخ نداشتند و از طرفی بکارگیری این نرم افزارها باعث کاهش در زمان تولید ، بکارگیری ، تست و حتی رفع اشکال می شد . زیرا همه این کارها اغلب یکبار و در شرکت سازنده انجام می گرفت . با وجود چنین پیشرفت هایی اگر شرکتی نیاز به یک مجموعه نرم افزاری کامل داشت می بایست بعنوان مثال مجموعه نرم افزارهای مالی را از یک فروشنده ، مجموعه تولید را از دیگری و مجموعه منابع انسانی را از فروشنده سوم خریداری می کرد که هر یک دارای بانک اطلاعاتی جداگانه ای بود و هماهنگی و یکپارچگی لازم بین آنها وجود نداشت .
با گذشت زمان ، فروشندگان این بسته های نرم افزاری سعی در افزایش مجموعه نرم افزارهای دیگر و کاملتر کردن بسته نرم افزاری خود نمودند . بنابراین آن ها می توانستند با بهره گیری از نظرات مشتریان مختلف ، بهترین روش ها و رویه های عملیاتی موجود و مورد استفاده در سازمان ها و صنایع مختلف را شناسایی کرده و در قالب بسته های نرم افزاری کامل به بازار عرضه کنند .آنها همچنین سعی کردند نرم افزارهای خود را بگونه ای طراحی کنند که قابلیت پیاده سازی در بسترهای سخت افزاری مختلف و بر روی سیستم عامل های متفاوت با بانک های اطلاعاتی غیر یکسان را نیز داشته باشند. در اواخر دهه 1980 ، فروشندگان سعی در یکپارچه سازی مجموعه نرم افزارهای خود کردند تا بتوانند آنها را برای حوزه های کاری مختلف بکار گیرند . از این پس شرکت ها این امکان را داشتند که نرم افزارهای مورد استفاده خود
را بصورت یکپارچه و از یک فروشنده خریداری کنند و از این طریق هزینه های آموزش و نگهداری خود را کاهش دهند . با شروع دهه1990 و با رونق فروش سیستمهای 400/AS IBM و بانکهای اطلاعاتی DB2 استفاده از این بسته های نرم افزاری یکپارچه که ERP نامیده میشد توسعه یافت و شرکت ها شروع به جایگزینی این سیستم ها با سیستم های سنتی که توسط خودشان توسعه یافته بود کردند .
در ابتدا تمرکز اولیه فروشندگان ERP بر شرکت های تولیدی و توزیعی بود . در دهه 1990 فروشندگان ERP اجزای سیستم خود را بطور کلی در چهار حوزه اصلی مالی ، تولید، توزیع و منابع انسانی ارائه می کردند .ولی با گذشت زمان و ظهور مباحثی همچون انجام خرید و تدارکات بصورت الکترونیکی و همینطورخرده فروشی الکترونیکی و وجود سایر حوزه های عملیاتی در شرکت ها ، این چهار حوزه اصلی دیگر نمی توانست جوابگوی نیاز همه سازمان ها باشد. سرانجام در ادامه ی تکامل ERP امروزه ERPII طراحی شده که می توان از آن به عنوان یک سیستم جامع یکپارچه نام برد که تمام سطوح عملیاتی سازمان از قبیل مالی، حسابداری، خرید، برنامه ریزی و ... را پوشش می دهد و امکان همکاری داخلی و خارجی بین فرآیندهای عملیاتی را فراهم می سازد(فقری،1385). در حقیقت با شروع قرن بیست و یکم فروشندگان سیستم های ERP در صدد برآمدند قابلیت استفاده ازکسب و کار الکترونیکی را در سیستم های خود فراهم آورند بطوریکه کاربران بتوانند براحتی با استفاده از یک مرورگر اینترنت در هر زمان و از هر جای دنیا به داده های موجود در پایگاههای داده سیستم ERP موجود در سازمان خود دسترسی پیدا کرده، از آن استفاده کنند و یا داده جدیدی را به آن وارد نمایند . برای نمونه میتوان به شرکت Oracle اشاره کرد که نسخه 11i خود را شامل اجزای سیستم ERP قبلی بعلاوه اجزایی شامل CRM)) مدیریت امور مشتریان ، SCM (مدیریت زنجیره تامین ) و... به بازار عرضه کرد که اجزای جدید اضافه شده همگی قابلیت استفاده و بکارگیری-E businessرا دارا خواهند بود .
منابع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی
احسان ثقه ای ،سیستمهای ERP وفرآیندپیاده سازی آن.
جمشید فقری،مجید کریمی، صفورا حیدری، 1385 ،مدیریت اطلاعات بیمارستان و طراحی منابع سازمانی(ERP) ، مدیریت اطلاعات سلامت،دوره سوم،شماره 2،پائیز و زمستان 8
ثبت نام و عضویت میز کار