تهیه صورت های مالی در سیستم گزارشگری و دفتر کل  

تهیه صورت سود و زیان (income statement)

برای انداره گیری نتایج عملیات یک موسسه باید درآمدها و هزینه های یک دوره با هم مقابله شود. این اطلاعات در گزارشی به نام صور سود و زیان منعکس می شود.

 تهیه ترازنامه (Balance Sheet)

صورتی را که وضعیت مالی یک موسسه را از طریق تلخیص داراییها، بدهیها و حق مالی صاحب سرمایه  در یک تاریخ مشخص نشان می دهد، اصطلاحا ترازنامه یا صورت وضعیت مالی می نامند.

فعالیت بعدی انجام شده در سیستم گزارشی و دفتر کل پس از انجام ثبت های اصلاحی ، تهیه صورت های مالی است . در این مرحله ابتدا با استفاده از حساب های درآمد و هزینه که همگی براساس آخرین تغییرات دردفترکل به هنگام شده اند ،صورت  سود و زیان تهیه می شود. برای تهیه ترازنامه لازم است ابتدا حساب های موقت بسته شوند و خالص سود یا زیان به حساب سود انباشته که یک حساب دائمی است منتقل شود. در سیستم های دستی معمولا این کار یک بار درسال انجام می شود ، درحالیکه سیستم های رایانه ای امروزی شرایطی را فراهم کرده که بتوان به صورت ماهانه یا هفتگی و یا حتی روزانه صورت های مالی را تهیه کرد. یک راه برای افزایش سرعت پردازش بستن حسابهای شرکت ، حذف همپوشانی سیستم های فرعی و یکپارچه کردن سیستم های اطلاعاتی است.

با استفاده از فناوری های جدید می توان زمان و هزینه تهیه و انتشار صورت های مالی را کاهش داد.

تهدیدات و کنترل های مرحله  تهیه صورت های مالی

صورت های مالی به عنوان یکی از خروجی های سیستم اطلاعاتی مطرح است که نقش کلیدی در تصمیم گیری های مالی و اقتصادی استفاده کنندگان دارد.بنابراین هرگونه بی دقتی می تواند منجر به تصمیم گیری های ضعیف و تحمیل خسارات سنگین به سازمان شود.

در مرحله تهیه ی صورت های مالی با دو تهدید روبرو هستیم ، تهدید اول که به نوعی سهوی و ناشی از قصور تهیه کنندگان صورت های مالی است ، تهیه صورت های مالی اشتباه است که یا ناشی از داده های اشتباه و یا ناشی از اشتباه در تهیه و طبقه بندی اطلاعات درصورت های مالی است . تهدید دوم که به صورت مستقیم و عمدی توسط تهیه کنندگان صورت های مالی روی میدهد، گزارشگری مالی متقلبانه است .

گزارشگری متقلبانه عبارت است از اقدامات عمدی در حذف یا انجام فعالیت هایی که منجر به ارائه نادرست صورت های مالی شده و صورت های مالی مزبور را گمراه کند برای مقابله با این دو تهدید استفاده از روش های زیر ارائه می شود:

چنانچه بستن حساب های موقت به درستی انجام نشود و تعدادی از حساب ها از قلم بیفتد شاهد گزارشگری اشتباه خواهیم بود بنابراین دقت در بستن حساب ها ، انتقال آن به دفتر کل و تهیه گزارش مالی از اهمیت زیادی برخوردار است .

با توجه به جدید بودن فناوری XBRL در تهیه گزارش های مالی به منظور جلوگیری از وقوع اشتباه در به کارگیری آن لازم است کارمندان آموزش های لازم را درباره نحوه استفاده از آن فرا بگیرند.
انجام حسابرسی های سالانه و مستمر مانع بروز تهدیداتی مانند گزارشگری مالی متقلبانه می شود.

ارائه اطلاعات به هنگام ، حسابرسی و اعتبار دهی به هنگام را نیز می طلبد بنابراین استفاده از حسابرسی مستمر برای اعتبار دهی به صورت های مالی به هنگام ضروری به نظر می رسد.

(XBRL) یک زبان گزارشگری الکترونیکی است که با آن شرکت‌ها می‌توانند داده‌های مالی خود را مخابره کنند. به عبارت دیگر یک طرف می تواند داده های بنگاه را به طرف مقابل (گیرنده )در یک چشم بر هم زدن آن داده ها را به سامانه ی خاص خود انتقال دهد .در اصل (XBRL) به این منظور طراحی شد که به رایانه ها این امکان را بدهد که اطلاعات مالی را مبادله کنند .بخوانندوپردازش کنند در سراسر دنیا نهاد های دولتی وقانونی وبنگاه های تجاری وبازرگانی از ایکس ار ال برای گرد آوری و به اشتراک گذاری داده ها استفاده می کنند .با این حال ایکس بی ار ال برای انتقال داده ها بین رایانه ها طراحی شده است وخواندن آن برای بشر اسان نیست.

XBRL زبانی رایانه ای برای تبادل الکترونیک اطلاعات مالی است که گزارشگری واحد های تجاری را در تمام جهان دگرگون ساخته است. XBRLمزیت های عمده ای درآماده سازی ، تجزیه و تحلیل و تبادل اطلاعات کسب و کار ایجاد می کند ، و به تمامی اشخاصی که به نوعی با تامین یا استفاده از اطلاعات مالی در ارتباط هستند، صرفه جویی در بهای تمام شده ، کارایی بیشتر ، بهبود دقت و اتکاپذیری اطلاعات را عرضه می کند بنابراین آشنایی و به کارگیری این فناوری های جدید برای رقابت در عرصه ملی و بین المللی ضرورتی انکار ناپذیر دارد.

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی

وبلاگ تخصصی حسابداران

دانشنامه آزاد ویکی پدیا