به هنگام کردن دفتر کل  

دفتر روزنامه برای نوشتن جزء به جزء تراکنش‌های مالی رخ داده در هر روز می‌باشد. استاندارد ثبت سند دوبل در نوشتن دفتر روزنامه رعایت می‌شود به این صورت که به ازای هر حسابی که بدهکار می‌گردد، یک حساب دیگر به همان میزان بستانکار می‌شود. ته جمع حساب های بدهکار شده با حساب های بستانکار شده باید یکی باشد و به اصطلاح سند تراز باشد. دفتر کل به این صورت است که کد حساب های کل استفاده شده در ثبت اسناد مالی به تفکیک در صفحات مختلف آورده شده و سپس با توجه به دفتر روزنامه، عدد آن حساب و تاریخ استفاده از آن زیر هم ثبت می‌گردد. بدیهی است ابتدا دفتر روزنامه نوشته شده و سپس هر 15 روز یک بار دفتر کل با توجه به آن تکمیل می‌گردد. داشتن دفتر روزنامه و کل نوشته شده و هماهنگ با هم یکی از شرایط قبول حساب و کتاب هر شرکت در حوزه‌های مالیاتی است که از آن به عنوان "قبول دفاتر" یاد می‌شود.

به عبارتی دیگر دفتر کل عبارت است از مجموعه حساب هایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. دفتر کل را دفتر ثبت نهایی هم می گویند. پس از آن که رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به ترتیب در بدهکار و بستانکار حساب های مربوطه در دفتر کل نوشته می شود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل یا نقل به حساب ها گفته می شود.

نخستین فعالیت های سیستم گزارشگری و دفتر کل ، به هنگام کردن حساب های دفترکل است . به هنگام کردن به معنای انتقال ثبت های دفتر روزنامه به حساب است های  مربوط دردفتر کل است. برای به هنگام کردن حساب ها در دفترکل از دو منبع شامل سیستم های فرعی حسابداری ( زیرسیستم ها ) و اطلاعات دایره خزانه داری استفاده می شود.

به روز کردن دفتر کل شامل انتقال ثبت های دفتر روزنامه به حساب ها از دو منبع می شود.

- خلاصه ثبت های دفتر روزنامه معاملات عادی از سیستم های حسابداری

-  ثبت های دفتر روزنامه شخصی برای معاملات غیرعادی از صندوق دار

تهدیدات وکنترل های مرحله به هنگام کردن دفترکل

دو تهدید عمده در این مرحله ، ثبت های غلط و بدون مجوز در دفتر روزنامه و به ریانی نادرست دفترکل است .

برخی از ثبت های روزنامه که وارد مرحله به هنگام کردن دفتر کل می شوند از سایر سیستم ها گرآوری شده اند؛ این به معنای آن است که اینگونه ثبت ها ، ستائه مجموعه ای از مراحل پردازش در زیر سیستم ها است که برای کنترل صحت آن ، کنترل های کاربردی مختلفی تاکنون طراحی و اجرا شده است.

ثبت های اولیه از دایره خزانه داری احتمال وقوع اشتباه در آن ها بیشتر است.
ثبت نکردن یکی از رویدادها و مبالغ به هنگام شده اشتباه از جمله اشتباهاتی است که ممکن است در مرحله به هنگام سازی روی دهد.

ثبت های اولیه که از دایره خزانه داری تهیه می شود نیازمند برقراری کنترل های ویرایشی بیشتری است.
برخی از کنترل ها عبارتند از : کنترل فیلد ، کنترل مانده صفر برای اطمینان از مساوی بودن مبلغ بدهکار و بستانکار یک ثبت، کنترل اعتبار ،کنترل علامت و محاسبه جمع های دسته ای برای اطمینان از صحت پردازش اطلاعات .

استفاده از گزارش های کنترلی و مغایرت گیری می تواند اشتباهات به وجود آمده در مرحله به هنگام سازی دفتر کل را کشف کند.

ایجاد و بازبینی زنجیره عطف حسابداری ، یکی دیگر از کنترل های مورد استفاده برای مقابله با تهدیدات این مرحله است. زنجیره عطف حسابداری مسیر جریان یک رویداد مالی را در سیستم حسابداری شرکت نشان می دهد.

عدم برقراری کنترل های مناسب موجب می شود افراد غیر مجاز به راحتی به سیستم گزارشگری و دفتر کل دسترسی پیدا کنند و متنده های دفتر کل را به صورت غیر مجاز به هنگام نمایند. به عبارت دیگر افراد غیر مجاز ثبت های نامعتبری را در دفاتر به هنگام می نمایند.لذا ضروری است که از کنترل های دستیابی سیستمی و فیزیکی مناسب برای کنترل دسترسی ها استفاده نمود . یکی از روش های کنترل دستیابی استفاده از کلمات عبور است.

بنابراین سیستم های یکپارچه باید به گونه ای پیکر بندی شوند که تنها افراد مجاز توانایی تغییر اطلاعات و ثبت رویدادهای جدید را در سیستم داشته باشند.

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی

شرکت سامان پیشرو رایانه