پرداخت بهای کالاها  

صندوق دار برای انجام وظیفه خود که همان پرداخت صورتحساب ها است، بسته سندی را از دایره حساب های پرداختنی دریافت می کند. این بسته شامل سفارش خرید، گزارش رسید کالا، صورتحساب فروش و سند پرداخت می باشد.صندوق دار پس ازبررسی این مدارک، داده های مربوط به پرداخت های نقدی را وارد سیستم می کند. سیستم از فایل سند پرداخت شده توسط صندوق دار برای به هنگام کردن فایل حساب های پرداختنی استفاده می نماید.

در همین زمان، سیستم با بدهکار کردن حساب های پرداختنی و بستانکار کردن وجوه نقد، ثبت دفتر روزنامه را انجام می دهد. پس از بررسی ،کنترل، امضا و باطل نمودن مدارک موجود در بسته های سند ، چک ها به همراه برگه های پرداخت برای فروشندگان مورونظر ارسال می شود و بسته های سند باطل شده نیز به منظور بایگانی به دایره حساب های پرداختنی عودت داده می شود.

 استفاده از فناوری الکترونیکی مبادله الکترونیکی داده های مالی و مبادله الکترونیکی وجوه منجر به افزایش کارایی فرآیند پرداخت های نقدی می شود؛ زیرا زمان لازم برای تنظیم، صدور، امضا و ارسال چک ها حذف می شود.به هر حال باید توجه داشت که به موازات افزایش سرعت در انجام کارها به واسطه فناوری جدید مخاطرات و تهدید هایی نیز برای سازمان ایجاد می شود که ضرورت طراحی و استقرار روش های کنترلی بیشتری را می طلبد.

تصمیمات کلیدی(پرداخت بهای کالا):

یک تصمیم مهم در پردازش پرداخت های نقدی، استفاده ازمزایای تخفیفات نقدی پیشنهادی فروشندگان است. بودجه جریان نقدی کوتاه مدت برای این تصمیم گیری بسیار مفید است.

اسناد ، مدارک و روشها(پرداخت بهای کالا):

صندوقدار بسته سند را از دایره حسابهای پرداختنی دریافت می کند و هر بسته سند را بررسی و مبلغ  پرداختی  ان را محاسبه  و داده های پراخت  نقدی را وارد سیستم  می کند. سپس  سیستم از فایل سند پرداخت برای بهنگام کردن فایل های حسابهای پرداختنی ، صورتحسابهای  در جریان و دفتر کل استفاده می کند.

پس از جمع زدن تمام صورتحساب های هر مشتری برای هر فروشنده حواله پرداخت تنظیم می شود.

سپس چکها و برگه های پرداخت، صادر می شوند. پس از پردازش تمام رویدادهای پرداخت، لیست پرداختهای مزبور چاپ و برای رئیس حسابداری فرستاده می شود. پس از امضا، صندوقدار چک ها و برگه های پرداخت را از طریق پست برای فروشندگان ارسال می کند.

تهدیدها و کنترل های مرحله پرداخت بهای کالاها:

1- پرداخت دوباره یک صورتحساب

صورتحساب باید تنها زمانی برای پرداخت تصویب شوند که بسته سندی که بر مبنای آن مجوز پرداخت صادر می شود، کامل باشد.

پرداخت صورتحساب بر اساس نسخه اصلی صورتحساب صورت گیرد.

بسته های سندی که پرداخت برای آنها صورت گرفته است را به شیوه ای باطل نمود.

2- عدم استفاده از تخفیفات نقدی

صورتحساب های تصویب شده بر اساس تاریخ سررسید در سیستم ذخیره شوند.

تهیه بودجه نقدی جریان ورود و خروج وجوه نقد مورد انتظار در دوره های آتی

پیش بینی دریافت ها و پرداخت ها

3- اختلاس وجوه نقد

ایجاد امنیت فیزیکی برای چک های سفید و چک های امضا شده

حسابرسی دوره ای برای تمام چک های استفاده شده برای صندوقدار

کنترل دسترسی به ترمینال های انتقال الکترونیکی وجوه

استفاده از رایانه ها و جستجوگر های امن برای انجام عملیات بانکداری الکترونیکی

تنظیم یک آیین نامه و فرآیند مشخص برای نوشتن چک ها

الزام وجود دو امضا برای چک های بیش از یک مبلف مشخص

محدودیت دسترسی به فایل های داده ای فروشندگان

استفاده از تنخواه وجوه نقد

حسابرسی دوره ای برای تمام چکهای استفاده شده توسط صندوق دار

4- بروز مشکلات نقدینگی ناشی از عدم برنامه ریزی مناسب

باید انجام پرداخت ها بر اساس یک برنامه منظم و بر اساس بودجه بندی های دقیق صورت پذیرد.

منبع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مرادی