تصویب صورتحساب های فروشندگان  

از نظر قوانین، تعهد پرداخت زمانی ایجاد می شود که کالا های مربوطه واقعا دریافت شده باشد. هدف اصلی دایره حساب های پرداختنی تصویب و مجاز کردن پرداخت برای کالاهایی است که واقعا سفارش داده شده و به صورت واقعی دریافت شده اند. صحت سفارش کالاها را می توان با استفاده از برگ سفارش خرید که به این دایره ارسال شده است ، اثبات کرد. صحت دریافت کالاهای سفارش شده را نیز می توان با بررسی نسخه گزارش رسید کالا تایید نمود.

انجام این فعالیت ها به صورت سنتی علاوه بر افزایش هزینه های تحمیلی به شرکت،احتمال رخ دادن اشتباه هایی را نیز به همراه دارد. برای حذف این مشکل می توان از فناوری های جدیدی مانند پردازش تصویری و دستگاه های شناسایی نوری کاراکتر استفاده نمود. استفاده از این فناوری های جدید سرعت پردازش را نسبت به روش های دستی افزایش می دهد.

شاید بهترین روشی که بتواند کارایی و اثر بخشی فعالیت های چرخه مخارج وبه صورت خاص دایره حسابهای پرداختنی را بهبود بخشد،استفاده از روش مبادله الکترونیکی داده است.

در هر یک از حالتهای زیر دایره خرید باید موضوع را با فروشنده حل کند :

1..رسید کالاهایی که مقدار آنها با سفارش داده شده تفاوت دارد.

2..رسید کالای اسیب دیده.

3..رسید کالایی که کیفیت لازم را ندارد ودر بازرسی مورد تایید قرار نگرفته است.

معمولا فروشنده تعهد می کند که هرگونه مغایرت مقداری را در صورتحساب فروش اصلاح کند.

در مورد کالای اسیب دیده و با کیفیت پایین پس از موافقت فروشنده با برگشت کالا یا کاهش قیمت کالا ، سندی به نام اعلامیه بدهکار صادر می شود. یک نسخه از ان برای فروشنده ارسال میشود تا وی در پاسخ یک اعلامیه بستانکار صادر کند .

نسخه دیگر اعلامیه بدهکار برای دایره حساب های پرداختنی برای اصلاح مانده بستانکاری حساب فروشنده فرستاده میشود .

نسخه سوم به عنوان مجوز برگشت کالا به فروشنده به همراه کالا برای دایره حمل ارسال می شود.

شمارش وثبت کالاهای خریداری شده یک فعالیت پر زحمت و کاربر است. یک راه برای بهبود وافزایش کارایی ، ملزم کردن فروشندگان به استفاده از کدهای میله ای برای تمام محصولاتشان است. این کار باعث حذف اشتباهات ناشی از وارد کردن داده ها به سیستم می شود، همچنین زمان پردازش ترخیص و حمل کالا را کاهش میدهد.

فن آوری ماهواره ای فرصت دیگری برای افزایش کارایی واثر بخشی حمل و نقل برون سازمانی کالا است. شرکتها می توانند مکان دقیق تمام محموله های ورودی را پی گیری واطمینان پیدا کنند که نیروی کافی برای تخلیه به موقع، در محل های مربوط وجود دارد.

شرکت ها با ملزم کردن فروشندگان به ارسال صورتحساب های خودبه روش مبادله الکترونیکی داده،   می توانند کارایی سیستم حسابهای پرداختنی  خود را بهبود  ببخشند.  که  با  این  کار در  وقت صرفه جویی و هزینه اصلاح اشتباهات را کاهش می دهند.

روش دیگر، حذف کامل صورتحساب فروشندگان است. این روش برای بیشتر درخواست خریدهای که شرکتها معمولا از قیمت آنها در زمان سفارش خرید اطلاع دارند به کار می رود .

شاید بهترین فرصت برای افزایش کارایی حسابهای پرداختنی، درحوزه خریدهای غیر موجودی کالاست. استفاده از کارتهای خرید،  ضرورت پردازش صدها صورتحساب فروش، با مبلغ کم  را از بین می برد.  

فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات(تصویب صورتحساب):

شرکتها با ملزم کردن فروشندگان به ارسال صورتحساب های خودبه روش مبادله الکترونیکی داده،   می توانند کارایی سیستم حساب های پرداختنی  خود را بهبود  ببخشند.  که  با  این  کار در  وقت صرفه جویی و هزینه اصلاح اشتباهات را کاهش می دهند.

روش دیگر، حذف کامل صورتحساب فروشندگان است. این روش برای بیشتر درخواست خریدهای که شرکتها معمولا از قیمت آنها در زمان سفارش خرید اطلاع دارند به کار می رود .

شاید بهترین فرصت برای افزایش کارایی حسابهای پرداختنی، درحوزه خریدهای غیر موجودی کالاست. استفاده از کارتهای خرید،  ضرورت پردازش صدها صورتحساب فروش، با مبلغ کم  را از بین می برد.  

تهدیدها و کنترل های مرحله تصویب صورتحساب فروشندگان

1- اشتباه های صورتحساب ها شامل اشتباه در مبلغ مندرج در صورتحساب با مبلغ توافق شده، اشتباه در محاسبات و جمع نهایی

دایره حسابهای پرداختنی باید پس از بررسی برگ سفارش خرید و برگ رسید کالا اقدام به صدور سند پرداخت نماید.

2- اشتباه در ثبت صورتحساب های پرداخت شده

بهره گرفتن از انواع کنترل های ورود داده ها که شامل کنترل های ویرایشی، کنترل های اعتبار داده ها و سایر کنترل ها

منبع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مرادی