صدور صورتحساب فروش  

ترتیب درج اطلاعات و تکمیل این گونه صورت حسابها به قرار زیر خواهند بود: 

1. صورتحساب فروش کالا می‌باید برخوردار از شماره سریال چاپی و یا شماره سریال صادره توسط سیستم‌های رایانه‌ای باشد و تاریخ صدور به تقویم هجری شمسی بر روی آن درج گردد . 

2. اقلام اطلاعاتی ضروری در بخش مشخصات فروشنده: نام/ عنوان فروشنده ، شماره اقتصادی فروشنده (در مورد اشخاص حقوقی) و شماره شناسایی ملی (در مورد اشخاص حقیقی) ، نشانی کامل و کدپستی فروشنده ، می‌باشند . این اطلاعات به هر ترتیب مورد نظر فعالان اقتصادی و در هر قسمت از صورتحساب می‌تواند درج گردد و قابل قبول خواهد بود . 

3. اقلام اطلاعاتی ضروری در بخش مشخصات خریدار شامل: نام/ عنوان خریدار ، شماره اقتصادی خریدار (در مورد اشخاص حقوقی) و شماره شناسایی ملی (در مورد اشخاص حقیقی) ، نشانی کامل و کدپستی خریدار می‌باشد . 
تذکر: مالیات‌ها و عوارض مندرج در صورتحساب‌هایی که اطلاعات خریدار به طور کامل و مطابق این بند درج نگردیده باشد به عنوان اعتبار مالیاتی قابل کسر از مالیاتهای وصول شده یا استرداد ، براساس مفاد ماده (17) قانون ، نخواهد بود . 

4. حداقل اقلام اطلاعاتی که در هر ردیف مورد معامله می‌باید درج گردد ، شامل: عنوان مورد معامله ، مقدار یا تعداد ، واحد اندازه‌گیری ، مبلغ واحد ، مبلغ کل ، مجموع مالیات و عوارض متعلق قانونی و کل مبلغ قابل پرداخت خواهد بود . 

مرحله سوم چرخه درآمد صدور صورتحساب است. اصطلاح صورت حساب کردن به معنای اعلام مبلغی است که مشتری باید بابت کالا یا خدمات ارائه شده به شرکت پرداخت کند.

دو فعالیت اصلی در این مرحله:

1- صدور صورتحساب برای مشتری

2- نگهداری حساب های دریافتنی مشتریان

شکل زیر جریان کار این دو مرحله را نشان می دهد:

صدور صورتحساب برای مشتری:

اصلی ترین سندی که در این مرحله تهیه می شودصورتحساب فروش است. بخش تهیه صورتحساب عهده دار وظایف زیر است:

-  کنترل شماره ترتیب حمل کالا

- مقایسه مدارک حمل با سفارش فروش مشتری

- ثبت اطلاعات مربوط از روی این مدارک در صورتحساب فروش

- ثبت قیمت و تخفیفات

- انجام محاسبات لازم و تعیین جمع مبلغ صورتحساب

- تهیه صورت خلاصه ای از صورت حساب های صادره

استفاده از سیستم های دارای پردازش مستقیم در افزایش سرعت پردازش و صدور صورتحساب فروش موثر است.استفاده از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه (ERP) علاوه بر افزایش سرعت فعالیت ، امکان ادغام فرآیند صورتحساب را با فعالیت های بازاریابی و فروش فراهم می کند.

استفاده از فناوری های جدیدی مانند مبادله الکترونیکی داده ها نه تنها منجر به افزایش سرعت مبادلات و صدور صورتحساب و دریافت وجه می شود بلکه با حذف پردازش اسناد کاغذی، موجب صرفه جویی قابل توجه در هزینه های شرکت برای پردازش اسناد کاغذی و نگهداری و بایگانی ان ها می شود.

تهدید ها و کنترل ها:

تهدید 1) وجود سیستم غیر یکپارچه و بی دقتی در صدور صورتحساب فروش

کنترل1) تفکیک وظایف صدور فاکتور و ارسال کالا

تهدید2) اشتباه در صدور صورتحساب فروش

کنترل2) تنظیم سیستم برای ورود خودکار داده های قیمت گذاری شده

نگهداری حساب های دریافتنی مشتریان:

به طور کلی شرکت ها با استفاده از دو روش حسابهای دریافتنی شان را نگه می دارند:

1- سیستم مانده انفرادی صورتحساب فروش

در این روش مشتری بدهی خود را طبق صورت حساب پرداخت می کند . دو نسخه برای مشتری ازسال می شود و درخواست می شود که یک نسخه را به همراه وجه پرداختی برگرداند.

مزایای این مرحله امکان تجزیه و تحلیل سنی صورتحساب فروش برای پیشنهاد تخفیف و افزایش اعتبار. یکی دیگر از مزایا ایجاد دریافت های یک نواختی در طی ماه می باشد. از معایب این روش افزایش پیچیدگی نگهداری اطلاعات هر یک از صورتحساب هر مشتری.

2- روش مانده تجمعی صورتحساب:

در این روش مشتریان به جای پرداخت مبلغ هر صورتحساب مبلغ مندرج در صورتحساب ماهیانه را پرداخت می کنند. این روش برای شرکت های خرده فروشی که فروش های با مبالغ کم دارند مناسب است.

تهدید ها و کنترل ها:

تهدید1) اشتباه در نگهداری حساب مشتریان

کنترل1) کنترل های ویرایشی، مقایسه جمع های دسته ای تعداد سفارش های دریافتی ، بارنامه ها و فاکتورهای صادر شده

تهدید2) صدور اعلامیه های بستانکار اشتباه و ناصحیح است.

کنترل2) تفکیک وظایف

منابع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی دکتر مهدی مرادی

سایت ترازنامه